こちらのページでは、MUFG FUNDOORの「書類管理」機能をはじめてご利用いただく方向けに書類管理で行える事とそのご操作方法についてご案内いたします。
書類管理機能とは
資料を格納の他、以下に記載した機能をご利用いただけます。
「フォルダ単位」での権限設定
フォルダごとに閲覧・編集権限を細かく設定いただけます。
画面の構成
①：検索機能
検索したいタブに遷移の上、日付やフリーワードにてファイルの検索をいただける機能です。
フリーワード検索はフォルダ名・ファイル名に対応しています。保管場所が不明な際にお役立てください。
②：社内資料共有/社外資料共有 タブ
社内資料共有タブ
社内資料を貴社にて保管・共有する際にご利用ください。
社外資料共有タブ
株主様など社外に共有する資料について貴社にて保管・共有する際にご利用ください。
③：レビュー対象 タブ
本機能で、作成した資料を関係者に共有し、添削することが可能となります。
株主総会招集通知や取締役会議事録、登記書類など、内部上席者や外部の弁護士、司法書士などに確認しながら作成していく必要がありますが、資料のバージョン管理や関係者とのコミュニケーションを円滑に進めることができます。
資料をアップロードすると、添付画像のように自動的に専用ワークスペースが作成されます。そのワークスペース内で書面のレビューや資料のやりとりを行っていただけます。
「取締役会」機能の「議事録のレビューを依頼する」からもご利用いただけます
本機能は、取締役会の議案の収集や議事録の事前回覧等にもご活用いただける可能性のある機能です。MUFG FUNDOORの「取締役会」機能の議事録タブの「議事録のレビューを依頼する」から本機能のご利用もいただけます。
事務局側の操作
（レビュー依頼する～最新情報に更新する）
事務局側の操作
（レビュー依頼する～最新情報に更新する）
議事録作成後、以下のご操作が可能です。
・レビュー依頼の送信
・レビュー状況の確認
・議事録を最新のレビューファイルに差し替える
ご操作方法
議事録の「MUFG FUNDOORで自動作成」もしくは「作成済み議事録のアップロード」後、以下の手順にてレビュー依頼を送信できます。
取締役会機能の「議事録・署名」タブ内「レビューを依頼する」をクリックします。
「レビュー担当者」「レビュー期限日時」「コメント」を設定します。
必要事項を設定後、「レビュー依頼を送信する」をクリックします。
レビュー担当者は、取締役会参加者がデフォルトで設定されています。
・「×」よりレビュー担当を削除することも可能です。
・「氏名」「メールアドレス」に情報を入力することでMUFG FUNDOORアカウントを所有していない方宛てにレビュー依頼を送信することも可能です。
レビュー依頼送信後、取締役会の「議事録・署名」タブ内「レビュー状況を確認する」より進捗状況を確認できます。
議事録を「MUFG FUNDOORで自動作成」より作成いただいた場合、レビュー対象ファイルはWord形式となり、更新しやすくなっております。
取締役会ダッシュボード内の「議事録を最新のレビューファイルに差し替える」よりダッシュボード内の議事録を更新いただけます。
レビュー画面では「コメントする」＞「クリップマーク」にてレビュー担当者間でのファイルのやりとり可能です。
PDFファイルでないと差し替えができません。
レビュー状況が「レビュー完了」になったことは、取締役会ダッシュボード内「議事録・署名」タブでも確認できます。ステータスが「レビュー完了」以外でも電子署名依頼は可能です。
役員側（レビュー依頼者）側の操作
（レビュー依頼受信～レビュー対象物の更新）
役員側（レビュー依頼者）側の操作
（レビュー依頼受信～レビュー対象物の更新）
議事録のレビュー依頼を受けた方は、以下のご操作が可能です。
・レビュー対象ファイルの閲覧およびダウンロード
・ドキュメントファイルのアップロード
・コメント
レビュー完了後には、ステータスを「レビュー済み」にできます。
※一度レビュー済みにすると、それ以降上記ご操作ができなくなります。
ご操作方法
以下のメールよりMUFG FUNDOORのレビュー画面にアクセスします。
MUFG FUNDOORアカウントをお持ちの場合、表示されるログイン画面よりログイン後、レビュー画面に遷移します。
送付元: MUFG FUNDOOR <noreply@mufg-fundoor.com>
タイトル：（開催事業者）から（ドキュメント）のレビュー依頼が届きました
レビュー画面では以下の操作が可能です。
①関連する取締役会のダッシュボードに遷移できます。②レビュー対象のファイルを閲覧・ダウンロードできます。
レビュー担当者が「コメントする」＞「クリップ」マークよりファイルをアップロードすると「コメント一覧」と「最新ドキュメント情報」に反映されます。
③コメントの送付、および編集したレビューファイル・参考資料のアップロードができます。
④レビュー期限が表示されています。
⑤レビュー状況を編集・確認できます。レビュー完了後には「レビュー済み」に変更いただくと、取締役会機能「議事録・署名」タブでもレビュー状況確認が可能になります。
④アーカイブ タブ
開催ステータスが「完了」の取締役会で利用した書類が「アーカイブ」タブに自動保存されるタブです。
👉閲覧権限について
書類管理に保管されている書類を閲覧する場合、以下のいずれかの権限設定をお願い申し上げます。
・メンバー管理画面から、当該メンバーへ「書類管理」機能の権限設定
書類管理機能に格納されている全ての資料をご覧いただく際にご利用ください。
・書類管理内のフォルダ単位での権限設定
書類管理機能のフォルダ単位で資料の閲覧権限を設定する際にご利用ください。
資料のアップロード/編集/削除する
■フォルダの作成手順
フォルダの作成・編集・削除が可能な方は、
「メンバー管理」機能で「書類管理」機能の権限「管理者」の方です。
1.グローバルナビゲーション上の「書類管理」をクリックします。
2.「書類の追加」＞「フォルダの作成」をクリックします。
※デフォルトでいくつか「フォルダ」を作成しております。不要なものは削除いただく事も可能です。
3.フォルダの名前を入力し「作成する」をクリックします。
■ファイルアップロード手順
1.グローバルナビゲーション上の「書類管理」をクリックします。
2.「書類の追加＞「ファイルアップロード」をクリックします。
3.ファイルをアップロードします。
■フォルダのアップロード手順
1. 「書類の追加」から「フォルダアップロード」をクリックします。
2. 「フォルダを選択」をクリックし、アップロードしたいフォルダを選びます。
3. 対象ファイル数・対象外ファイル数を確認し、「アップロードする」をクリックします。
4. 処理状況を確認します。必要であれば「中断する」で処理を止められます。
⚠️ご注意事項
フォルダアップロード中に、以下の操作を行うとアップロードが中断されます。
アップロード中のタブやウィンドウを閉じる
スリープモードなどにより、パソコンが5分以上連続して操作されない状態が続く
中断した時点で「完了」となっていたファイルは、アップロード済みの状態で残ります。
「未処理」のファイルは登録されないため、必要に応じて再度アップロードしてください。
📌アップロード中に行っても問題ない操作
以下の操作は、アップロード処理に影響しません。
別のタブに切り替えて操作する
ウィンドウを最小化し、他のアプリケーションを操作する
■ファイル・フォルダ名の編集手順
「フォルダ/ファイルの編集」では、ファイル/フォルダの名前のみを変更できます。
1.編集したいフォルダ/ファイルの「3点リーダー」をクリックし、「フォルダ名の編集」をクリックします。
2.フォルダ名を編集し、「保存する」をクリックします。
■ファイル・フォルダ削除手順
画像のように、「三点リーダー」＞「フォルダの削除」をクリックします。
確認画面の内容をご確認いただき、「削除する」をクリックします。
■フォルダの権限付与者にメールを再送する
①フォルダ右横「…」＞フォルダの権限設定をクリックします。
②「フォルダ権限を設定してください」と記載のある画面に遷移します。
その画面で、再送したい方の右横、「再送」をクリックします。
権限設定について
”フォルダ単位”で閲覧・アクセス権限の設定が可能です。
💡 会社関係者、株主名簿、新株予約権原簿にご登録されている方に権限を付与した場合は、
フォルダに直接アクセス可能です（ログイン不要）。
💡会社関係者、株主名簿、新株予約権原簿にご登録されている方に権限を付与した場合は、
「閲覧可」のみとなります。（閲覧・ダウンロード可、編集は不可）
■フォルダの権限設定方法
①フォルダを作成します。
②フォルダに権限を設定します。
該当のフォルダの「・・・」を選択し、「フォルダの権限設定」をクリックします。
※「フォルダ単位」で権限設定が必要となります。
現在、このフォルダにアクセス可能なユーザーが一覧で表示されます。
アクセスできるユーザーを新しく追加する場合、『ユーザーを追加する』ボタン」をクリックします。
該当のフォルダへ「編集・閲覧」させたいメンバーを選択し、権限を選択します。
■権限付与者の登録方法について
①メンバー管理（登録方法はこちら）
メンバー権限が「メンバー」の方はフォルダごとに「閲覧可・編集可」を選択ください。
管理者／メンバー／閲覧不可の権限の違いについては、下記図をご参照ください。
「メンバー管理」に登録のある方の権限は、「メンバー管理」機能画面で編集を行います。
ご操作方法
ご操作方法
操作は、「オーナー」もしくは、「メンバー管理」機能の権限が「編集か」の方が行えます。
1.「建物マーク」＞「メンバー管理」をクリックします。
2.権限したいメンバーの「三点リーダー」＞「メンバーを編集」をクリックします。
3.赤枠「書類管理」の箇所の権限を編集し、「完了する」をクリックします。
権限 | 機能へのアクセス | フォルダの | ファイルの | 閲覧範囲 |
管理者 | 可能 | 可能 | 可能 | すべての |
メンバー | 可能 | フォルダ単位で設定 | フォルダ単位で設定 | 権限が付与された |
閲覧不可 | 不可 | 不可 | 不可 | なし（アクセス不可） |
「書類管理」機能の権限が「メンバー」の方にフォルダ単位で権限設定する方法
「書類管理」機能の権限が「メンバー」の方にフォルダ単位で権限設定する方法
1.「書類管理」機能画面に遷移します。「メンバー」権限の方に権限設定したいフォルダの右横「三点リーダー」＞「フォルダの権限設定」をクリックします。
2.「ユーザーを追加する」をクリックします。
3.「メンバー」権限の方を選択し、「フォルダ権限」を「編集可」もしくは「閲覧可」を選択し、「追加する」をクリックします。
4.新しくアクセス権限を設定したユーザーにフォルダを共有したことを通知しますか？というメッセージが表示されます。メールで通知する場合、チェックを入れて「つぎへ」をクリックしてメッセージを送信します。
「メンバー管理」に登録がある方は、
メールで通知しなくても、「書類管理」機能画面から該当のフォルダに遷移も可能です。
「属性」が以下の場合は、「閲覧可」のみ、の権限となります。（ダウンロード可、編集は不可）
2024/8/30以前よりMUFG FUNDOORをご利用の事業者様向け
2024/8/30以前よりMUFG FUNDOORをご利用の事業者様向け
メンバー管理における書類管理の権限は以下となりますのでご注意ください。
【変更前】 【変更後】
編集可 → 管理者
閲覧可 → メンバー
閲覧不可 → 閲覧不可
※編集権を持たない閲覧のみ可としたい場合は権限「メンバー」をご利用ください。
なお、それぞれの権限の内容は以下の通りです。
管理者：全フォルダ・ファイルへの編集・閲覧が可能
メンバー：書類管理にアクセスは可能だが、フォルダ単位で閲覧・編集の設定が必要
閲覧不可：書類管理 機能のご利用が不可（編集・閲覧不可）
「レビュー対象」のタブのご利用方法
MUFG FUNDOORでは、作成した資料を関係者に共有し、添削することができる機能があります。
株主総会招集通知や取締役会議事録、登記書類など、内部上席者や外部の弁護士、司法書士などに確認しながら作成していく必要がありますが、資料のバージョン管理や関係者とのコミュニケーションを円滑に進めることができます。
■ご操作方法
①対象ドキュメントのアップロード
グローバルナビゲーション上「 書類管理」またはホーム画面「株主総会・株主名簿管理」＞「書類管理」をクリックします。
レビュー対象タブをクリックし、右上の「書類を追加」ボタンをクリックします。
「ファイルアップロード」 をクリックし、レビュー対象のファイルをアップロード
「書類の追加」 > 「フォルダの作成」をクリックするとレビュー対象タブ内にフォルダを作成することができます。
作成したフォルダ内にさらにフォルダを作成することもできるため、複数ドキュメントをレビューする場合や、カテゴリ別に階層構造でドキュメントを管理したい場合はフォルダ作成を活用してください。
ファイルをアップロードすると、レビュー対象タブにファイル情報が一覧表示されます。
レビュー対象のファイル行をクリックします。
②レビュー担当者の設定
画面右上の「レビューを依頼する」をクリックし、ドキュメントを共有・レビューしてもらいたいユーザを設定します。
氏名をクリックするとメンバー管理機能で登録済みのメンバーのメールアドレス、氏名がリストアップされます。クリックするとレビュー担当者に設定することができます。
メンバー以外の外部の方をレビュー担当者に設定する場合は、「氏名」「メールアドレス」を直接入力してください。
レビュー担当者は最大１０名まで設定いただけます。
レビュー依頼を送付した者はレビュー担当者に含まれません。
レビュー依頼送付者自身により、レビュー担当として設定いただけます。
コメント欄に依頼内容を記載のうえ、「レビューを依頼する」をクリックすることで、
設定したレビュー担当者にレビュー依頼メールが配信されます。
コメント欄に記載した内容がメール本文に表示されます。
「ドキュメントの確認」をクリックすることでワークスペースにアクセスすることができます。
一度レビュー依頼を行うと、「レビュー担当者を編集する」ボタンが表示されます。レビュー担当者の追加や削除を行う場合はここから設定することができます。
■ワークスペースについて
レビュー担当者とやりとりを行うワークスペースについて説明します。
コメント一覧
コメント一覧にはレビュー依頼者やレビュー担当者がコメントした内容をチャット形式で表示します。
コメント機能を利用することで、コメント投稿者、投稿時間、投稿内容およびアップロードしたファイル情報が追記されていきます。
コメント機能
入力フォームにコメントしたい内容を記載し、紙飛行機アイコンをクリックすることで、コメント一覧に自由にコメントを投稿することができます。
また入力フォームのクリップアイコンをクリックすることで、任意のファイルをアップロードすることができます。
ダウンロードしたレビュー対象ファイルを直接修正し、アップロードすることができます。
レビュー対象ドキュメントだけでなく参考資料も合わせてアップロードすることができます。
クリップアイコンをクリックし、レビュー依頼用資料または参考資料を選択します。
コメント内容およびアップロードしたファイルがコメント一覧に投稿されます。
最新ドキュメント情報：最大で10件まで表示することができます
アップロード履歴は最大で10件まで表示することができます。
(ファイルのアップロード回数が10を超えると、アップロード履歴が古い順に削除されます)
最新のアップロードファイル情報を表示します。
ファイル名をクリックすると最新版をダウンロードすることができます。
※最新のレビュー依頼用ドキュメントが対象になります。参考資料は対象外です。
レビュー担当者情報
レビュー担当者に設定されたユーザおよびレビューステータスを表示します。
レビュー担当者はワークスペース上で自分のステータスを更新することができます。
ドキュメント履歴
アップロードされたレビュー依頼用ドキュメントの履歴管理ができます。
ファイル名をクリックすると対象のファイルをダウンロードすることができます。
最大で20件まで履歴管理することができます。(11件目以降をアップロードすると一番古いファイルが削除されます)
参考資料：最大で20件まで表示することができます。
アップロードされた参考資料の履歴管理ができます。
ファイル名をクリックすると対象のファイルをダウンロードすることができます。
最大で20件まで表示することができます。
(21件目以降をアップロードすると一番古いファイルが削除されます)
■レビューが依頼が届いた方のご操作方法
①レビュー依頼メールからのアクセス
レビュー依頼のメールの題名と送付元は以下のとおりです。
題 名：●●●株式会社から●●●のレビュー依頼が届きました
送付元：MUFG FUNDOOR noreply@mufg-fundoor.com
レビュー依頼メール中のリンク「ドキュメントの確認」からアクセスできます。
レビューに関するコメントやドキュメントをご確認いただけます。
②コメントや資料をやり取りする
1.赤枠内にコメントを記入し、必要な場合は資料を添付して送信が行えます。
💡 赤枠内詳細説明
コメントの記入：赤枠内空欄に入力。
資料の添付：赤枠内右「クリップマーク」をクリック
コメントや資料の送信：赤枠内右「紙飛行機マーク」をクリック
2.「クリップマーク」をクリックすると、レビュー依頼資料と参考資料の2種類の資料を添付することができます。
レビュー依頼資料
レビュー対象の資料で、1ファイルのみアップロードできます。
（アップロードは何回でもできますが、1度にアップロードできるファイル数は1つです）
アップロード履歴は最大で10件まで表示することができます。
(ファイルのアップロード回数が10を超えると、アップロード履歴が古い順に削除されます)
参考資料
レビュー対象以外の資料で、レビュー対象資料を理解するのに役立つ補足的な資料です。アップロードできるファイル数は最大で20です。
③ステータスを変更する
レビューが完了したら、「レビュー担当者・ステータス編集」のステータスを「レビュー完了」に変更します。
「レビュー中」をクリックして表示される「レビュー完了」をクリックすると、レビュー完了に関する注意書きが表示されます。表示内容をお読みいただき、問題が無ければ「レビュー完了」をクリックします。
ステータスを「レビュー完了」に変更すると、その旨がレビュー依頼元に通知されます。
■「アーカイブ」タブ でできること
「取締役会」機能の開催ステータスが「完了」となった書類が自動で保存されます。
取締役会の開催ステータスが「完了」となった場合（みなし開催・実開催ともに）
以下の書類は、自動的に「書類管理」の「アーカイブ」タブに保存されます。
招集通知
署名前の議事録
署名済みの議事録
各アジェンダの添付資料
※開催ステータスは以下の部分よりご確認いただけます。
▼よくあるご質問
Q：容量制限はありますか？
A：書類管理機能に関しまして、容量の制限はございません。
必要な書類を制限なく格納いただけます。
Q：資料をアップロード後、フォルダに移動はできますか？
A：資料をアップロード後、フォルダに移動できない仕様となっております。
フォルダを先に作成し、その後にファイルのご登録をいただけますようお願い申し上げます。
Q:追加できる書類形式と容量は？
A：以下のとおりです。
・追加できる書類形式
png、jpg、jpeg、gif、pdf、xls、xlsx、doc、docx、ppt、pptxのみ
・1ファイルあたりの上限：60MBまで
・1回のアップロード（複数ファイルをまとめて選択した場合）：合計60MBまで
※合計60MBを超える場合は、複数回に分けてアップロードしてください。
Q：ファイルがアップロードできない
A：アップロードできない場合にご確認いただきたいことを以下にご案内いたします。
ご確認いただきたいこと
ご確認いただきたいこと
①MUFG FUNDOORを開いているブラウザを一度リロードいただく。
リロードいただいたのち、再度アップロードをお試しください。
②アップロードご希望のファイル以外のファイルのアップロードが可能かお試しください。
※他ファイルのアップロードができた場合、該当のファイルが原因の可能性がございます。
③ファイル題名に、拡張子前の「s」や「スペース」があるか、確認ください。
ある場合は、削除ください。削除いただくと、添付いただける事がございます。
④メタデータを削除いただく。
削除いただくと、添付いただける事がございます。
※メタデータの削除方法については、ご使用のOSやツールによって異なります。
恐れ入りますが、「メタデータ 削除」と検索いただき、対応可能な方法で削除ください。
⑤カスタムXMLデータが添付されているか、確認ください。
ある場合は、削除ください。
⑥OptionalContentを含むPDFかどうか、確認ください。
OptionalContentを含むPDFのアップロードはできない仕様となっております。
⑦ファイルに対して「ブックの保護」設定がされているか、ご確認ください。
設定されている場合は、ブックの保護を解除したファイルをアップロードください。
例）Excelファイルにおいて、パスワードを使用してブックが暗号化されている、など
⑧上記①～⑦をご確認いただいてもなお、ファイルのアップデートに失敗する場合、
お手間おかけしますが、以下をお試しください。
＜手順＞
①PDFをwordに変換（ 「adobe」などの機能でwordに変換 ）
② ①で変換したwordをPDFに変換
③ ②で変換したPDFをアップロード
カスタムXMLデータに関して
カスタムXMLデータに関して
ファイルにXMLデータが添付されている場合、アップロードが正常に行えない可能性があります。
「ドキュメント検査」機能でカスタムXML データの有無をご確認いただき、カスタムXMLデータの削除する方法について下記に記載します。
👉👉ドキュメント検査で削除されたデータは復元できない可能性があります。
ご操作前に、適宜元ファイルを別保管を推奨いたします。
a.ドキュメント検査
ファイルタブを開き、「情報」>「文書の検査」>「問題のチェック」>「ドキュメント検査」ををクリックします。
b.検査の実行
検査する所定の項目にチェックをいただき、「検査」をクリックします。
c.検査結果の確認
※下記画像はドキュメント検査の実施例です。
「ドキュメントのプロパティと個人情報」の項目でドキュメント情報が見つかった為、「すべて削除」
を実行し、「閉じる」をクリックします。
2.最終版にする
「文書の保護」＞「最終版にする」を実行いただきます。
Q： 「アーカイブ」タブのデータを削除したい時はどうしたらいいですか？
A:データが保存されている取締役会のデータを削除すると自動で削除されます。なお削除前に必要に応じてお手元にDLいただ上でのご操作をお願いいたします。
Q：「コメント」欄に入力すると、誰に通知が届きますか？
A：その時点で招待されている「レビュー担当者全員」に通知が届きます。
「コメントする」欄に入力した内容や添付ファイルは、レビュー担当者全員にメールで通知される仕様です。
特定のメンバーに全ての通知を飛ばしたくない場合 レビュー担当者を登録するタイミングを調整することをご検討いただける可能性があります。
ご操作方法
ご操作方法
1. はじめに登録したメンバーでコメントや資料のアップロードを行います。
2. その後、「レビュー担当者を編集する」から他のメンバーを追加います。
この手順で行うと、後から登録した方には、登録前のコメントの通知は届きません。
「下書き段階のやり取りを全員には見せたくない」「準備ができてから一斉に知らせたい」
といった場合ご検討ください。
Q:書類の格納場所を関係者に共有したいです。
A:フォルダ毎にURLが採番されます。
URLより書類格納場所にアクセスできるのは、以下に該当する方のみになります。
・「メンバー管理」に登録があり、かつ「権限設定」＞「書類管理」が「メンバー」もしくは「管理者」である方
・「フォルダの権限設定」より、アクセスできるユーザとして登録されている株主/新株予約権者/会社関係者の方
