こちらのページでは、MUFG FUNDOORで株主総会をテスト開催する際の開催方法の種類についてご説明します。

■操作動画

MUFG　FUNDOORの「株主総会」機能に関して、動作確認等のための「テスト株主総会」を開催する方法についてご案内を行っております。是非ご覧ください。

「テスト総会」とは？

MUFG FUNDOORの「株主名簿」の情報を利用して、株主様宛に招集通知の配信～委任状の回答や議事録作成・決議報告書の送付といった、株主総会機能に関する一連の流れをご操作いただける機能です。

「テスト総会」で出来ること　

■事業者様側

招集通知の作成・送信
委任状の集計
議事録の作成
決議報告書の送付

■株主様側

招集通知の受信
委任状の回答
決議報告書の受信

■ 注意点　

「テスト総会」招集通知は実際の株主様宛に配信されます。　
「テスト総会」には法的な有効性がありません。
「テスト総会」のデータは作成日から7日後に削除されます。

「テスト総会」も、「株主名簿」のデータを利用して開催します。

👉メール送信する先として指定した株主様宛に招集通知が送信されます。メール文中リンクから委任状の回答も可能です。

※「一部」の株主様のみを選択してご操作いただく事も出来ます。

例：社内の株主様宛にのみ配信をする。メイン担当やサブ担当として「メーリングリスト」のメールアドレスを登録することも仕様上、可能です。

メールへの「ロゴ」表示

「会社情報」画面で設定した「ロゴ」画像が、開催案内メールの上部に自動的に表示できます。

表示内容の確認は、テストメールの送信をご活用ください。

「ロゴ」の設定方法

1.右上の建物アイコン内にある「会社情報の編集」をクリックします。

2.「ロゴ」の箇所の、「編集」をクリックします。

3.「ロゴ」画像をアップロードし、更新ボタンをクリックします。

なお、アップロード画面を未選択のまま更新ボタンをクリックすると、既にアップロードした画像を取り消すことが可能です。

ダッシュボードの作成方法

「テスト総会」のダッシュボードについて

「テスト総会」機能から開催いただくと、

①タイトルに【テスト】の文言が入ります

②ダッシュボード上にも、テスト開催中である文言が表示されます

操作方法

1.「テスト総会を開催する」をクリックします。

2.開催方法選択画面です。

「実開催する/みなし開催」いずれかを選択し「つぎへ」をクリックします。

3.株主総会の基本状況入力画面です。

項目に沿って入力し、「つぎへ」をクリックします。

👉英語の招集通知の送付方法

英語版の招集通知を作成しますか？の箇所を「作成する」をご選択ください。

英語の招集通知（PDF）を送付する場合も「作成する」をご選択いただきます。

4.議案設定画面です。

項目に沿って入力し、「つぎへ」をクリックします。

本画面で「つぎへ」をクリックすると、総会のダッシュボードが作成されます。

ダッシュボード作成後、議案の編集もいただけますが、以下の点についてご確認ください。

👉議案を変更される際の注意点

議案の内容を変更される場合、英語表記の欄を一度空欄にしてから、再度議案の設定をお願いいたします。

※英語表記の欄を空欄にせずに変更されますと、以前の議案の英語表記のままとなりますため、ご注意ください。

英語表記の議案編集方法については、こちら

1.「監査等委員である取締役選任の件」を選択していた場合でご説明をいたします。

2.はじめに英語表記の決議事項を「空欄」にしていただきます。

日本語の議案を再度ご選択いただきますと、英語表記についても修正いただけます。

👉招集通知（PDF）をアップロードいただきご利用する場合

PDFの記載の順番通りに議案を設定いただけますようお願い申し上げます。

5.ダッシュボードの作成

添付画像のように、ダッシュボードが作成されます。

招集通知の送付方法

操作方法

1.「招集通知を作成しましょう」をクリックします。

2.招集通知作成方法選択画面です。

作成方法を選択し、「つぎへ」をクリックします。

ここでは、MUFG FUNDOORで自動作成した場合の画面でご説明いたします。

3.招集通知設定画面です。

画面の項目に沿って、入力し、「つぎへ」をクリックします。

4.添付ファイル設定画面です。

添付ファイルがある場合はアップロードの上、「つぎへ」をクリックします。

5.委任状設定画面です。

画面の項目に沿って入力し、「つぎへ」をクリックします。

6.案内メール送付設定画面です。

招集通知をMUFG FUNDOORから1通以上送信する場合は「案内メールを送信する」を選択します。

全ての株主様宛にMUFG FUNDOORから送信しない場合は「送信しない」を選択します。

なお、一度「送信しない」を選択すると、同じダッシュボードで案内メールを送信いただくことは出来かねる仕様となっております。

7.メール送信先設定画面です。

メールを送信する先を1名以上指定し、「確認画面へ」をクリックします。

8.確認画面です。

本画面で「送信する」をクリックすると、招集通知が配信されます。

👉「送信する」クリック前に本画面で行えること

以下の事が、行えます。

　「招集通知/委任状」を切り替え、内容のご確認。
招集通知をダウンロード。
メールへのコメント追加。

※コメント履歴はダッシュボード上には残りませんが、「テストメール」機能を活用いただくと、ご自身のメール内に記録として残しておくことが可能です。ぜひご活用ください。

※「テスト開催」の「テストメール」は、株主様へ実際に配信されるメールを確認する機能です。メール文中のリンクから、実際の招集通知や委任状の画面にはアクセスできません。

ステータス別で株主様を表示する方法　

「参加株主の状況」の箇所で、ステータス別で株主様を表示することが可能です。

ご利用例：「招集通知送信済み」の株主様に、改めて、招集通知を再送する

「参加株主の状況」と「メール送信状況」のステータスについて

※＜黄色で網掛け＞しているステータスにつきましては、各株主様の「メール送信状況」欄にてご確認いただけます。

ステータス	状態
全ての株主	全株主が表示されます。
発送未完了	発送を一度もしていない株主、または発送を試みたものの現在「送信中」や「送信エラー」となっている株主を指します（送信完了した時点で対象外となります）。
送信中	引き続き送信を試みている状態です。 ※暫くたってもステータスが変らないようであれば、MUFG FUNDOORへお問い合わせください。
送信エラー	招集通知・委任状のメール送信が失敗した状態です。（メールアドレスが異なるなどの理由により） ※送信者へお問い合わせいただき、ご確認が必要です。
発送完了（メール）	発送手段が「メール」で、メール送信状況が「メール送信済み（未開封）」または「メール送信済み（開封済み）」のいずれかとなっている状態です。
招集通知送付済み（メール未開封）	メールで招集通知・委任状を送付したが、メール未開封の状態です。
招集通知送付済み（メール開封済）	送信した招集通知・委任状のメールを閲覧した状態です。
発送完了（郵送等）	発送手段が「郵送等」に設定されており、かつ招集通知/提案書の発送日時が入力されている状態です。
委任状（郵送）	議決権行使方法が「委任状（郵送）」となっている株主です。 ※みなし決議の場合は「同意書（郵送）」と読み替えます。
委任状（電子）	議決権行使方法が「委任状（電子）」となっている株主です。 ※みなし決議の場合は「同意書（電子）」と読み替えます。
会場へ出席	議決権行使方法が「会場へ出席」になっている株主です（実開催のみ）。
代理人が当日欠席	議決権行使方法が「代理人が当日欠席」になっている株主です（実開催のみ）。
再通知エラー	再通知を試みた結果、再度送信エラーになった株主を指します。
未回答	各議案への回答が「未回答」になっている株主です（議決権行使方法が「未定」または「委任状（電子）」を選択したが未提出の状態）。