MUFG FUNDOORの「株主総会」機能は、「株主名簿」を基にご操作いただける機能です。

└株主名簿についてはこちらのご利用ガイドをご覧ください。

招集通知の送付から総会開催までをオンラインで完結でき、時間コストを大幅に削減いただける機能です。従来の郵送手配に代わり、「株主名簿」に登録された株主様宛に招集通知をシステムから一斉にメール送信を行っていただけます。

また、該当の株主総会のダッシュボード上で委任状や同意書の自動集計・一元管理も行えます。

定時株主総会、臨時総会、種類株主総会の実開催や書面決議によるみなし開催にも対応しています。

招集通知および委任状は一部の対象国を除き、海外からもMUFG FUNDOORへアクセスが可能です。

※「テスト総会」機能は、「株主名簿」にご登録のある方を対象にテストを行う仕様です。

※「株主名簿」に登録のある方の中から招集通知を送付する対象先を選択して開催いただけます。

MUFG FUNDOORを利用して株主総会の招集通知の発送を行うためには、事前に株主様と電子にて招集通知発送を行うことを同意する必要がございます。(会社法299条3項)

同意は、メール等のやり取りで得たものでも可能です。

MUFG FUNDOORでは、同意を得るためのテンプレートをご用意しております。

「株主管理」＞「株主総会」機能に遷移いただくと、ご確認いただけます。

必要事項記入の上、「つぎへ」をクリックしてください。

実開催の場合

基準日「なし」をお選びいただいた場合は、招集通知送信日が基準日となります。

みなし開催の場合

議案設定画面が表示されます。

決議事項の下の欄に、決議事項の詳細について記入することが可能です。その他をご選択いただいた場合は、自由に決議事項をご入力いただけます。

また、複数議案がある場合は「決議事項を追加」ボタンから議題を追加することが可能です。

議案設定画面後、以下の画面へ遷移します。遷移先の画面に沿って入力いただきます。

アップロードする提案書の議案は議案設定画面で入力した議案と同じ内容・順番で揃えてください。

１ファイルのみアップロード可能です(容量は30MBまで、形式はPDFのみとなります）

※必ず同じ順番で抜け漏れがないことをご確認ください。

※右上「下書き保存して閉じる」を使用することで、作業途中の議案を保存することが可能です。

　・添付資料がある場合：資料をアップロード後「つぎへ」をクリックしてください。

　 Shiftキーを押しながらファイルを複数選択することも可能です。

　・添付資料がない場合：アップロードなどを行わずに「つぎへ」をクリックしてください。

定時株主総会で必要な貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表等の計算書類や事業報告書などを添付します。

また、取締役や監査役に関する議案で当該人物の経歴を掲載するなど議案に対して詳細の説明が必要な場合に資料を添付いただきます。

添付後、「つぎへ」をクリックしてください。特に添付する書類がない場合は、何もせず「つぎへ」をクリックいただきます。

招集通知をMUFG FUNDOORから送る株主様を選択します。

※株主名簿が未作成、または最新でない場合は株主名簿を登録してください。

招集通知を送りたい株主にチェックを入れ、「確認画面へ」をクリックしてください。

※代理人登録をしている株主について、株主名の下に代理人名およびアドレスが表示されます。

作成した招集通知、選択した添付資料、送信先をご確認いただきます。

問題がなければ「送信する」をクリックします。

代理人登録されている株主には、株主本人と代理人の両方に招集通知が配信されます。委任状の作成は代理人宛のメールからのみ可能ですので、ご注意ください。

代理人に配信される招集通知メールイメージは以下の通りです。「招集通知の確認＆委任状の作成」ボタンは代理人宛メールにのみ表示され、このボタンから招集通知の確認および委任状の作成が行えます。代理人の方は、委任状作成時に氏名を入力するか、無記名での提出も可能です。

入力した場合：その人を代理人として指定しますという意思表示

入力しない白紙委任の場合：代理人を会社に委ねますという意思表示

議案の登録後、「株主総会」のページに登録した株主総会の一覧が表示されます。該当の株主総会名をクリックいただくと、各回のダッシュボードを確認することができます。

ダッシュボードでは、株主総会の概要、招集通知、委任状データ、委任状の回収状況等について、ダッシュボード上で確認することが可能です。「郵送用の招集通知・委任状」について、ダウンロードもいただけます。

委任状回答状況の確認や出席確認が可能です。また、「全ての株主」の箇所をクリックいただくと、以下のようにステータス毎に表示もいただけます。

1.該当の株主の「…」をクリックし、「出欠席・議決状況の編集」をクリックします。

2.適切なステータスに変更し、回収した委任状がある場合は添付します。

株主総会当日、会場に参加された株主がいた場合ご利用いただけます。

1.該当の株主の「…」をクリックし、「出欠席・議決状況の編集」をクリック。

2.ステータスを「会場へ出席」に変更し、「登録する」ボタンをクリックします。

1.該当の株主の「…」をクリックし、「出欠席・議決状況の編集」をクリックします。

2.適切なステータスに変更し、回収した委任状がある場合は添付します。

①②の方法があります。それぞれご案内いたします。

①MUFG FUNDOORで自動作成する場合

1.「議事録をアップロード」をクリックしてください。

2.「MUFG FUNDOORで自動作成」を選択し「作成画面へ」をクリックしてください。

3. 「株主総会終了日時」「出席取締役」「報告事項」「決議事項」を入力し、「確認画面へ」をクリックしてください。「報告事項」は、定時株主総会開催時のみの入力となります。

みなし開催の場合

みなし開催日（株主全員の同意が揃った日）を入力し、保存すると完了します。

4.「この内容で保存する」をクリックしてください。

1.「議事録をアップロード」をクリックしてください。

2.「作成したPDFファイルをアップロード」を選択し、PDFファイルをアップロードし、「選択した書類をアップロード」をクリックしてください。

「株主総会」>「株主総会一覧」で、該当の「株主総会名」をクリックします。

「決議報告書」の「決議報告書を送付する」をクリックします。

貴社でご用意いただいたファイル（PDF）をアップロードいただきます。

「送信株主の選択」画面で株主様を選択。「つぎへ」をクリック。

所定の項目をご入力いただき、「送信する」をクリックします。

※「テストメールを送信する」ボタンから、テスト送信を行っていただく事もできます。

題名　　：「会社名から第●回定時株主総会の決議の通知が届いております」

送付元　：noreply@mufg-fundoor.com

「株主総会」のページに「ダウンロード」のボタンがございます。MUFG FUNDOORで開催した議事録について一括でDLいただけます。監査法人への提出等がある場合に、是非ご活用ください。

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タイトル：（事業者様名）から○○株主総会の招集通知のご案内が届いております

送付元：noreply@mufg-fundoor.com

赤枠「招集通知の確認＆委任状の作成」をクリックします。

※サブ担当としてご登録のある方など、委任状の回答を行わない方宛には招集通知がPDFされたメールが配信されます。

内容をご確認いただきます。

招集通知を確認、ダウンロードすることができます。

事業者からの添付書類がある場合に確認、ダウンロードができます。

委任状の内容が表示されます。

「復代理人選任の件」とは、

この記載は、代理人が出席できなかった場合に、代理人がさらに代理人を選び、出席を委任することを認めるものです。

委任状が事業者に送信されます。

白紙委任をした場合

代理人欄が空欄で、署名欄は記入済みの場合、白紙委任として「誰が代理人にするか」を会社に委ねることになります、。そのため、委任状は無効になりません。