MUFG FUNDOORでは、作成した資料を関係者に共有し、添削することができる機能があります。
株主総会招集通知や取締役会議事録、登記書類など、内部上席者や外部の弁護士、司法書士などに確認しながら作成していく必要がありますが、資料のバージョン管理や関係者とのコミュニケーションを円滑に進めることができます。
このページでは、本機能の使い方についてご説明いたします。
■レビュー機能画面の構成
■レビュータイトル＞遷移先画面の構成
■新機能について
レビュー機能について、2025年8月28日のアップロードにて、新メニュー「リレーション」の配下となります。
本アップデートにより、レビュー依頼を行った議事録等の資料が集約され、一括で管理できるようになりましたことをお知らせいたします。
詳しい内容は、こちらをご覧ください。
■レビュー依頼の作成
ご操作方法
ご操作方法
1.「リレーション」＞「レビュー機能」をクリックします。
2.「新しくレビューを作成する」をクリックし、ファイルをアップロードします。
3.「レビュー担当者の設定」より情報を入力し、「レビューを依頼する」をクリックします。
コメント欄に依頼内容を記載のうえ、「レビューを依頼する」をクリックすることで、設定したレビュー担当者にレビュー依頼メールが配信されます。
コメント欄に記載した内容がメール本文に表示されます。
「ドキュメントの確認」をクリックすることでワークスペースにアクセスすることができます。
「書類管理」＞「書類の追加」 ＞ 「フォルダの作成」をクリックするとレビュー対象タブ内にフォルダを作成することができます。
作成したフォルダ内にさらにフォルダを作成することもできるため、複数ドキュメントをレビューする場合や、カテゴリ別に階層構造でドキュメントを管理したい場合はフォルダ作成を活用してください。
一度レビュー依頼を行うと、「レビュー担当者を編集する」ボタンが表示されます。レビュー担当者の追加や削除を行う場合はここから設定することができます。
■レビュー担当者の設定
「未レビュー」の対象ドキュメントを選択すると、画面が遷移し、「レビュー担当者」と「レビュー期限」のポップアップが表示されるため、ドキュメントを共有・レビューしてもらいたいユーザーと期限を設定します。誤ってポップアップを消してしまった場合でも、右上の「レビュー依頼」ボタンをクリックすることで、同様に設定が可能です。
追加方法
追加方法
1.「レビュー担当者を編集する」をクリックします。
2.「レビュー担当者の追加」を選択し、「つぎへ」をクリックします。
3.「氏名」「メールアドレス」をプルダウンから選択し、「レビュー依頼の変更を送信する」をクリックします。
氏名をクリックすると「メンバー管理」機能で登録済みのメンバーのメールアドレス、氏名がリストアップされます。クリックするとレビュー担当者に設定することができます。
メンバー以外の外部の方をレビュー担当者に設定する場合は、「氏名」 「メールアドレス」を直接入力してください。
レビュー担当者は最大１０名まで設定いただけます。
レビュー依頼を送付した者はレビュー担当者に含まれません。
レビュー依頼送付者自身により、レビュー担当として設定いただけます。
削除方法
削除方法
1.「レビュー担当者を編集する」をクリックします。
2.「レビュー担当者の削除」を選択し、「つぎへ」をクリックします。
3.削除したい「レビュー担当者」にチェックをし、「レビュー依頼の変更を送信する」をクリックします。
■ワークスペースについて
レビュー担当者とやりとりを行うワークスペースについて説明します。
①コメント一覧
コメント一覧にはレビュー依頼者やレビュー担当者がコメントした内容をチャット形式で表示します。
コメント機能を利用することで、コメント投稿者、投稿時間、投稿内容およびアップロードしたファイル情報が追記されていきます。
②コメント機能
入力フォームにコメントしたい内容を記載し、紙飛行機アイコンをクリックすることで、コメント一覧に自由にコメントを投稿することができます。
また入力フォームのクリップアイコンをクリックすることで、任意のファイルをアップロードすることができます。
ダウンロードしたレビュー対象ファイルを直接修正し、アップロードすることができます。
レビュー対象ドキュメントだけでなく参考資料も合わせてアップロードすることができます。
ご操作方法
ご操作方法
1.クリップアイコンをクリックし、レビュー依頼用資料または参考資料を選択します。
2.コメント内容およびアップロードしたファイルがコメント一覧に投稿されます。
■最新ドキュメント情報
最新のアップロードファイル情報を表示します。
ファイル名をクリックすると最新版をダウンロードすることができます。
※最新のレビュー依頼用ドキュメントが対象になります。参考資料は対象外です。
■レビュー担当者情報
レビュー担当者に設定されたユーザおよびレビューステータスを表示します。
レビュー担当者はワークスペース上で自分のステータスを更新することができます。
■ドキュメント履歴
アップロードされたレビュー依頼用ドキュメントの履歴管理ができます。
ファイル名をクリックすると対象のファイルをダウンロードすることができます。
最大で20件まで履歴管理することができます。(11件目以降をアップロードすると一番古いファイルが削除されます)
■参考資料
アップロードされた参考資料の履歴管理ができます。
ファイル名をクリックすると対象のファイルをダウンロードすることができます。
最大で20件まで履歴管理することができます。(21件目以降をアップロードすると一番古いファイルが削除されます)
■よくある質問
Q：レビューを作成するためにはどのような権限が必要ですか？
A：「メンバー管理」内の「レビュー機能」の権限を「管理者」にしていただく必要がございます。
詳しい操作方法はこちらをご覧ください。
Q：「コメント」欄に入力すると、誰に通知が届きますか？
A：その時点で招待されている「レビュー担当者全員」に通知が届きます。
「コメントする」欄に入力した内容や添付ファイルは、レビュー担当者全員にメールで通知される仕様です。
特定のメンバーに全ての通知を飛ばしたくない場合 レビュー担当者を登録するタイミングを調整することをご検討いただける可能性があります。
ご操作方法
ご操作方法
1. はじめに登録したメンバーでコメントや資料のアップロードを行います。
2. その後、「レビュー担当者を編集する」から他のメンバーを追加います。
この手順で行うと、後から登録した方には、登録前のコメントの通知は届きません。
「下書き段階のやり取りを全員には見せたくない」「準備ができてから一斉に知らせたい」
といった場合ご検討ください。
Q：「レビュー機能」のファイルアップロードはどの形式が対応していますか？
A：MUFG FUNDOORのレビュー機能では、以下のファイル形式のアップロードができる仕様となっております。
png
jpg / jpeg
gif
pdf
xls / xlsx
doc / docx
ppt / pptx
そのため、MUFG FUNDOOR上で自動作成いただいた議事録をダウンロードいただき、レビュー機能にてアップロードすることも可能な仕様となっております。
