こちらのページでは、はじめてMUFG FUNDOORで取締役会機能をご利用になる方向けに「取締役会」機能の概要とご利用方法の一連の流れについてご説明いたします。
目次
各フェーズで出来る事 開催前 / 開催当日 / 開催後
「取締役会」機能の概要
「実開催」と「みなし開催」に対応しています。
各フェーズで出来る事
各フェーズで出来る事
開催前
招集通知の送付
参加者の方宛に1クリックで招集通知の送付が可能です。
「自動作成」、「PDFアップロード」のいずれかでご利用いただけます。
アジェンダや資料の変更があった場合、「変更内容通知」機能をご利用をいただけます。
開催当日
アジェンダ・資料のご確認
「概要アジェンダ」タブからご確認いただけます。
「メモ」機能の利用
会議内容を記録いただけます。
メモはご自身専用で、他のメンバーには共有されません。
開催後
議事録の作成
招集通知同様、「自動作成」、「PDFをアップロード」のいずれかでご利用いただけます。
電子署名の依頼
電子署名の依頼を一斉送信いただけます。
登記にもご利用いただける外部サービス「WAN-Sign（認印版）」をご利用いただけます。
電子署名依頼の操作を実施後、役員の方宛に電子メールが届き、メール内のリンクから署名が可能です。また、ログイン後にご自身宛に電子署名が届いている場合は「未署名一覧」の表示が出現します。その表示をクリックして署名画面に遷移が可能です。
事務局側のご操作
はじめに「メンバー管理」画面から、取締役会に参加する全員の方のご登録が必要です。
参加者の登録を行うと、該当の方に「招待メール」が配信されます。
招待メールを全員の方が開封し、パスワード設定を完了いただくと「取締役会」機能をご利用いただけるようになります。
新たに取締役会を作成する前に「メンバー管理」機能にて、参加者の方のステータスが「メンバーとして利用中」となっていることをご確認の上ご利用をお願い申し上げます。
※「アカウントの作成を待っています」と表示されている方が場合に上記画像の「招待メール配信」ボタンより、招待メールの再送が可能です。
再送し、受信したメールからパスワード設定のご対応をいただきますと「メンバーとして利用中」のステータスに変更となります。
実際に取締役会（実開催）を開催する際に、事務局の方が行うご操作方法について以下にご案内いたします。
1.メンバー招待
「メンバー管理」画面で参加者を登録し、権限を設定します。
詳細はこちら
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1.「建物の」マーク＞「メンバー管理」をクリックします。
2.画面右上「メンバーを追加する」をクリックします。
3.「メンバーの追加」画面に沿って入力します。
登録の際、ご確認ください。
招待順
「取締役会」や「重要会議」の議事録の記載順と紐づきます。
職位の高い方から招待してください。
電子メールアドレス
お間違いがないかご確認ください。
氏名
異字体等のお間違いがないかご確認ください。
※招待完了後のメールアドレスや氏名等の変更は、ログイン後に表示されるご自身の名前＞「アカウント設定」からご自身でご操作ください。
役職
招集通知送付対象の役職
全ての役職です。
電子署名依頼送付対象の役職
「代表取締役・取締役・社外取締役・監査役・社外監査役」です。
権限設定
機能別に「編集可・閲覧可・閲覧不可」から権限を設定します。
取締役会参加者は編集可・閲覧可いずれかをご選択ください。
参加役員の方の権限が「閲覧可」でも、電子署名は可能です。
「重要会議」と「書類管理」機能は「管理者・メンバー・閲覧不可」からご選択ください。※下記画像をご参照ください※
「完了する」をクリックすると、登録した方宛に招待メールが自動送信されます。
「個別設定」をご利用いただくと、詳細に設定が可能です。
4. 「招待メールを送る」にチェックをいれ。 「完了する」をクリックします。
５.招待メールのタイトル・本文を設定し、「つぎへ」ボタンをクリックします。
※タイトル・本文はテンプレートをご用意しておりますので、カスタマイズされたい場合は編集ください。
６.内容を確認し、「配信」をクリックします。
７.配信完了です。
招待された方がお受け取りになるメール
招待された方がお受け取りになるメール
送付元：MUFG FUNDOOR noreply@mufg-fundoor.com
※メール件名および本文は、送信者にて自由にカスタマイズ可能となっております。
以下はイメージ画像となります。
招待メールお受け取り後のご操作画面
招待メールお受け取り後のご操作画面
招待メールの文中リンクをクリックすると以下の画面に遷移します。
パスワードを設定いただき、登録を完了いただきます。
進捗確認
「メンバー管理」画面で招待されたメンバーのステータスを確認いただけます。
・アカウントの作成を待っています：MUFG FUNDOORの登録が未完了の状況です。
・招待メール未送信です：招待メールの送信およびMUFG FUNDOORの登録が未完了の状況です。
詳細はこちら
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よくあるご質問：招待メールが手元で確認できない場合はどうしたらいいですか？
よくあるご質問：招待メールが手元で確認できない場合はどうしたらいいですか？
以下の手順に沿って、招待メールを再送ください。
1.画面右上より「メンバー管理」をクリックします。
2. 「招待メール送信」ボタンをクリックします。
3.招待メールを送信したい方（再送したい方）にチェックを入れ、
「つぎへ」ボタンをクリックします。
4.送信先に記載されている方に対して、送信する招待メールを作成します。
招待メールのタイトル・本文を設定し、「つぎへ」ボタンをクリックします。
※タイトル・本文はテンプレートをご用意しておりますので、カスタマイズされたい場合は編集ください。
5.内容を確認し、「配信」をクリックします。
6.配信完了です。
2.取締役会の作成（実開催編）
「新しく取締役会を作成する」ボタンをクリックし、必要情報を入力します。
👉ご確認ください
「メンバー管理」画面で参加者の「ステータス」が「メンバーとして利用中」となっているかご確認の上で「新しく取締役会を作成する」ボタンをクリックいただけますようお願い申し上げます。
詳細はこちら
詳細はこちら
1.新規作成します。
取締役会画面から右上の「新しく取締役会を開催する」をクリックします。
2.「実開催」をクリックし、「つぎへ」をクリックします。
3.取締役会の開催情報を入力します。
ここでは、「タイトル名」、「日時」、「開催場所」、「当日の会議用URL」を記入します。
4.該当の取締役会に対して参加資格があるを取締役会関係者選択し、登録します。
「参加資格者」とはメンバー管理で「メンバーとして利用中」のステータスであれば送付可能です
取締役会関係者の項目にて取締役関係者を追加することができます
参加資格者として追加されると、以下の操作が可能になります。
招集通知の送信、議事録の電子署名依頼
欠席予定の役員も、「参加資格者」に追加してください。
該当の取締役会に参加しない場合は、「参加資格者」として追加は不要です。
5.アジェンダと資料を添付します。
アジェンダは「報告事項」と「決議・承認事項」の2つの種別の他に、フリーで入力できる「その他の議題」があります。
「その他の議題を追加」は協議事項などの「報告事項」と「決議・承認事項」以外のアジェンダを追加したい際にご利用いただけます。
「報告事項」は自由記述、「決議・承認事項」については該当する議案を選択して議案名を入力します。「報告事項」、「決議・承認事項」それぞれの範囲の中で並べ替えが可能です。
3.招集通知の送付
自動作成またはPDFのアップロードを選び、招集通知を送信できます。
実際に関係者の方宛に送信する前に、事務局の方宛に「テスト送信」も可能です。
テスト送信メールからは実際に関係者の方宛に配信となる画面の遷移は確認いただけません。配信となる、メール文面の内容にご利用ください。
4.議事録作成・署名依頼
開催後、議事録を作成し、関係者に電子署名依頼を送ります。
全員の署名が完了すると、取締役会のステータスが「完了」になります。
取締役会関係者側の操作
参加される取締役会関係者の方のご操作方法について、ご案内いたします。
取締役会関係者の方にお渡しできるFAQページ
取締役会関係者の方にお渡しできるFAQページ
取締役会関係者の方にご共有いただく際に、ご活用ください。
・実開催
https://help.mufg-fundoor.com/ja/articles/8718380-実開催-取締役会機能の使い方-役員向け（※閲覧には、MUFG FUNDOORへログインが必要です。）
・みなし開催
https://help.mufg-fundoor.com/ja/articles/9439008-みなし開催-取締役会機能の使い方-役員向け（※閲覧には、MUFG FUNDOORへログインが必要です。）
1.招集通知の確認
電子メールで届く招集通知から、出欠確認を行います。
「会場で出席」、「オンラインで出席」、「欠席」の３択からお選びください。
※役職：オブザーバーやその他の役職の方は直接取締役会の開催案内の画面に遷移します。
招集通知の画像
招集通知の画像
タイトル：[事業者名] から取締役会のご案内が届いております
送付元：MUFG FUNDOOR noreply@mufg-fundoor.com
出欠確認の画像
出欠確認の画像
「確認する」をクリックすると、役職が役員の方は出欠確認の画面に遷移します。
2.会議資料の確認
「概要アジェンダ」タブで会議内容を確認いただけます。
「メモ」タブでは、メモをとることができます。
他のメンバーの方に共有されません。
3.電子署名
電子署名依頼が届いた際、署名を行っていただく導線についてご案内いたします。
署名依頼メール文中リンク/該当取締役会の「議事録・署名」タブからの遷移方法
署名依頼メール文中リンク/該当取締役会の「議事録・署名」タブからの遷移方法
・署名依頼メール内のリンクをクリックいただき、署名を行う方法
・該当の取締役会の「議事録・署名」タブから遷移いただく方法
未署名一覧のアラートから遷移をいただく方法
未署名一覧のアラートから遷移をいただく方法
MUFG FUNDOORにログインいただき、赤枠内の「こちら」をクリックいただきます。
よくあるご質問（FAQ）
Q1: 資料アップロードエラーの対処方法は？
A: カスタムXMLなどのデータが原因となる場合があります。
ファイルがアップロードできない時に、ご確認いただきたい事
ファイルがアップロードできない時に、ご確認いただきたい事
①MUFG FUNDOORを開いているブラウザを一度リロードいただく。
②アップロードご希望のファイル以外のファイルのアップロードが可能かお試しいただく。
※他ファイルのアップロードができた場合、該当のファイルが原因の可能性がございます。
③ファイル題名に、拡張子前の「s」や「スペース」を削除いただく。
④メタデータを削除いただく。
※メタデータの削除方法については、ご使用のOSやツールによって異なります。
恐れ入りますが、「メタデータ 削除」と検索いただき、対応可能な方法で削除ください。
⑤カスタムXMLデータを削除いただく。詳細はこちら
⑥OptionalContentを含むPDFかどうか、ご確認いただく。
OptionalContentを含むPDFのアップロードできない仕様となっております。
⑦ファイルに対して「ブックの保護」設定がされているか、ご確認いただく。
設定されている場合は、ブックの保護を解除したファイルをアップロードください。
例）Excelファイルにおいて、パスワードを使用してブックが暗号化されている、など
⑧上記①～⑦をご確認いただいてもなお、ファイルのアップデートに失敗する場合、
お手数ではございますが、以下をお試しください。
＜手順＞
①PDFをwordに変換（ 「adobe」などの機能でwordに変換 ）
② ①で変換したwordをPDFに変換
③ ②で変換したPDFをアップロード
カスタムXMLデータの削除方法（詳細）についてはこちらをご覧ください。
カスタムXMLデータの削除方法（詳細）についてはこちらをご覧ください。
ファイルにXMLデータが添付されている場合、アップロードが正常に行えない可能性があります。
「ドキュメント検査」機能でカスタムXML データの有無をご確認いただき、カスタムXMLデータの削除する方法について下記に記載します。
👉ドキュメント検査で削除されたデータは復元できない可能性があります。
ご操作前に、適宜元ファイルを別保管を推奨いたします。
a.ドキュメント検査
ファイルタブを開き、「情報」>「文書の検査」>「問題のチェック」>「ドキュメント検査」をクリックします。
b.検査の実行
検査する所定の項目にチェックをいただき、「検査」をクリックします。
c.検査結果の確認
※下記画像はドキュメント検査の実施例です。
「ドキュメントのプロパティと個人情報」の項目でドキュメント情報が見つかった為、「すべて削除」
を実行し、「閉じる」をクリックします。
2.最終版にする
「文書の保護」＞「最終版にする」を実行いただきます。
Q2:WAN-Sign（認印版）とは？
A:株式会社 ＮＸワンビシアーカイブズが提供する電子契約・契約管理サービス「WAN-Sign」の認印版をご利用いただきます。
MUFG FUNDOORでご利用いただく「取締役会」機能の電子署名は、取締役会の議事録に電子署名をすることは法的に有効であり、電子署名によって記録された議事録等の書類は、登記の際にもご利用いただくことができます。
※「WAN-Sign」によるシステムメンテナンス中はMUFG FUNDOORの電子署名システムのご利用をお控えいただいております。詳しくはこちら
Q3:取締役会の招集通知を再送したい
A:変更内容通知機能のご活用をご検討ください。
取締役会の招集通知送信後、取締役会の「概要・アジェンダ」に変更が発生した際、
変更通知を送信することが可能な機能です。※ヘルプページはこちら
Q4:電子署名について確認したい
電子署名の定義について
電子署名の定義について
会社法施行規則225条を記載します。
（電子署名）
第二百二十五条
次に掲げる規定に規定する法務省令で定める署名又は記名押印に代わる措置は、電子署名とする。
一 法第二十六条第二項
二 法第百二十二条第三項
三 法第百四十九条第三項
四 法第二百五十条第三項
五 法第二百七十条第三項
六 法第三百六十九条第四項（法第四百九十条第五項において準用する場合を含む。）
七 法第三百九十三条第三項
八 法第三百九十九条の十第四項
九 法第四百十二条第四項
十 法第五百七十五条第二項
十一 法第六百八十二条第三項
十二 法第六百九十五条第三項
２ 前項に規定する「電子署名」とは、電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
WAN-Signサービスは電子署名法、電子帳簿保存法に準拠していますか？
WAN-Signサービスは電子署名法、電子帳簿保存法に準拠していますか？
はい、準拠しています。また、個人情報保護法を含め、日本の法令に準拠しています。
取締役会議事録への捺印・商業登記の添付情報の作成は可能ですか？
取締役会議事録への捺印・商業登記の添付情報の作成は可能ですか？
取締役会議事録や監査役会議事録の電子化について電子契約の利用が認められるという見解が法務省から出ております。また、最近「Wan-Sign」が法務省にも確認しながら得ている、取締役会議事録の電子化についてのポイントは以下①～⑥のとおりです。
①従来、会社法で電子証明書での署名が義務付けられていたが、電子サインでも可となった。
②さらに、登記時の添付書面にWAN-Signで締結された取締役会議事録が利用可能となった。
③WAN-Signにおける電子証明書、電子サインは、オンライン申請においては差はない。
（全役員が電子サインでもOK）
④登記のオンライン申請を行う際には、法務省が定める専用のソフトを利用する必要など運用上の制約はある。
⑤代表取締役への就任、変更に関する議事録には、現状では利用できないなどの細かな制約はある。
⑥細かな制約に関しては、法務省からエンドユーザーに対して【管轄の法務局】に問い合わせするように、との説明を受けている。
「WAN-Sign」のページに遷移します。
⇒解説ブログはこちら
会社の電子証明書は必要ですか？
会社の電子証明書は必要ですか？
取締役会議事録自体には必要ございません。登記申請の際に会社の電子証明書が必要になることがございます。詳細は法務局にご確認をお願いいたします。
作成した取締役会議事録を登記の申請書に添付する際はどうしたらいいですか？
作成した取締役会議事録を登記の申請書に添付する際はどうしたらいいですか？
商業・法人登記の申請書に添付する書面が電磁的記録で作成されているときは，その内容を記録したＣＤ－Ｒ等を申請書に添付する必要があります（商業登記法第１９条の２）。
以下は法務省のリンクに遷移します。
電子署名はどんな時に利用できますか？
電子署名はどんな時に利用できますか？
代表取締役選任の実印押印必須以外は基本的にご利用いただくことができます。
※より正確には、下記内容になります。
取締役会議事録の作成者が実印登録をする会社の代表取締役などの印鑑提出者でない場合であって、オンライン申請の添付書類に市町村の印鑑証明書や認証者の認証が必要とされている場合（代表権を持つ取締役を変更する際、新しい代表者を選任したことを証する書面など）には、代表取締役個人の実印又は電子証明書の提出が必要となり、電子署名を利用して商業登記の添付書類を作成し、オンライン申請を行うことができません。
Q5：電子署名の進捗はどのように確認できますか？
A:ダッシュボード上での確認もしくは署名通知から確認が行えます。
ダッシュボード上での確認方法
ダッシュボード上での確認方法
「議事録・署名」タブの「議事録電子署名状況」から署名状況をご確認いただく方法です。
署名通知からの確認方法
署名通知からの確認方法
オーナー権限のある方宛に、電子署名が行われると以下のメールが届きます。
タイトル：[MUFG FUNDOOR] ○○に電子署名が行われました
送付元：MUFG FUNDOOR noreply@mufg-fundoor.com
全員の署名が完了すると、以下のメールがオーナー権限のある方宛に届きます。
タイトル：[MUFG FUNDOOR] テスト 議事録の電子署名が完了しました
送付元：MUFG FUNDOOR noreply@mufg-fundoor.com
