こちらのページでは、はじめて監査役会・監査等委員会を開催する方向けに「重要会議」機能のご利用方法についてご説明をいたします。
※重要会議の権限設定については、こちらをご覧ください。
※監査役会・監査等委員会以外の会議を開催する場合は、こちらをご覧ください。
画面の構成
「重要会議」機能の画面は、4つの要素で構成されています。
「重要会議」機能の概要
監査役会や監査等委員会などの重要な会議体について、各会議体ごとに詳細な権限設定の上、ご利用いただけます。
「取締役会」機能同様、招集通知・議事録の雛形テンプレートをご利用いただけます。
（監査役会・監査等委員会に対応）
各フェーズで出来る事（開催前・開催当日・開催後）
各フェーズで出来る事（開催前・開催当日・開催後）
開催前
招集通知の送付
参加者の方宛に1クリックで招集通知の送付が可能です。
「自動作成」、「PDFアップロード」のいずれかでご利用いただけます。
アジェンダや資料の変更があった場合、「変更内容通知」機能をご利用をいただけます。
開催当日
アジェンダ・資料のご確認
「概要アジェンダ」タブからご確認いただけますので、開催当日もご活用いただけます。
開催後
議事録の作成
招集通知同様、「自動作成」、「PDFをアップロード」のいずれかでご利用いただけます。
電子署名の依頼
電子署名の依頼を一斉送信いただけます。
登記にもご利用いただける外部サービス「WAN-Sign（認印版）」をご利用いただけます。
電子署名依頼の操作を実施後、役員の方宛に電子メールが届き、メール内のリンクから署名が可能です。また、ログイン後にご自身宛に電子署名が届いている場合は「未署名一覧」の表示が出現します。その表示をクリックして署名画面に遷移も可能です。
1.会議種別の登録/設定
重要会議で扱う会議体の基本情報を作成・設定することができます。
「会議種別を管理」から各会議体の「基本情報」、「常設メンバー」を登録します。
👉「監査役会」と「監査等委員会」は「会議種別管理」画面にデフォルトで登録されています。
「新たに会議種別を作成する」のご操作は不要です。
「監査役会」が表示されない時の対応方法 / 「監査役会」を作成可能な方
「監査役会」が表示されない時の対応方法 / 「監査役会」を作成可能な方
「監査役会」の会議を作成しようとした際に以下のようなエラーが表示されるケースや、「会議種別管理」画面に「監査役会」が表示されていないケースの場合は、以下のご操作を行ってください。
① 「監査役会」の会議の作成が可能な方
以下のいずれかの方が作成可能です。
「メンバー管理」の「役職」が 「監査役」または「社外監査役」の方
「役職」が 「監査役」または「社外監査役」の方から、「監査役会」の権限を「管理者」として「常設メンバー」に追加された方
②監査役以外の人が「監査役会」の会議の作成を行う方法
以下の２パターンいずれかのご操作が必要です。
＜パターン1＞
「メンバー管理」の「役職」が「監査役」か「社外監査役」の方に「監査役会」＞「…」＞「常設メンバーを追加」から、メンバーの方をご追加いただきます。
「監査役会」の「常設メンバー」の権限を「管理者」で追加します。
＜パターン2＞
「監査役/社外監査役」の方へのご依頼が難しい場合、仕様上、以下のご操作が可能です。
※「監査役会」の会議体の背景から上記仕様とさせていただいております。
恐れ入りますが、＜パターン2＞のご操作にあたってのご判断は、貴社にてお願い申し上げます。
①別のアカウントの「役職」を一時的に「監査役」に登録します。
②実際に監査役会を操作される事務局ご担当者様のアカウントを「常設メンバー」の「管理者」としてご登録いただきます。
「監査等委員会」を作成できる方
「監査等委員会」を作成できる方
以下のいずれかの方が、作成可能です。
常設メンバーかつ管理者として設定された方
メンバー管理で「オーナー権限」をお持ちの方
「常設メンバー」の登録
「常設メンバー」の登録
「株主・新株予約権者・会社関係者・メンバー管理」に登録されている方からご選択いただけます。なお、電子署名を実施する方は「「メンバー管理」でのご登録が必要です。
「メンバー管理」でメンバーの方を登録の上ご利用の際に、ご確認ください。
メンバーの「ステータス」が「メンバーとして利用中」となったのを確認後、ご利用ください。
「メンバーとして利用中」になるために必要な操作
①「メンバー管理」画面でメンバーを登録します。
②登録した方のメールアドレス宛に招待メールが配信されます。
③メール文中のリンクからパスワード設定を行ってMUFG FUNDOORにログインします。
「権限」の設定
各メンバーの権限をご設定ください。権限について、詳しくはこちら
管理者：会議を新規作成できます
編集可：作成された会議の編集が可能です
閲覧可：閲覧が可能です
2.招集通知の作成・送信
「議案テンプレート」をご利用いただけます。
「議案テンプレート」をご利用いただけます。
💡議案テンプレートとは？
「需要会議」の招集通知や議事録を「MUFG FUNDOORで自動作成」する際、
貴社独自のテンプレートを自由に追加・登録できる機能です。
「議案テンプレート」のご操作方法
「議案テンプレート」のご操作方法
1.「経営管理」＞「重要会議」＞「重要会議の設定」＞「議案テンプレート」をクリックします。
2.「重要会議」をクリックし、「新しくテンプレートを作成する」をクリックします。
3.テンプレートを作成する会議体「重要会議」を選択し、「つぎへ」をクリックします。
4.議案テンプレートの情報を入力し、「作成する」をクリックします。
「議案を追加」からのご操作方法
「議案テンプレート」について、招集通知・議事録を「MUFG FUNDOORで自動作成」する一連の操作の途中でも設定が行えます。以下、招集通知の作成ステップに沿ってご説明いたします。
※「監査役会・監査等委員会」の会議体の場合は、「招集通知」がご利用いただけます。
※その他の会議体の場合は、「開催案内」となります。
1.「招集通知」タブより、「MUFG FUNDOORで自動作成」をクリックします。
2.「＋議題を追加」をクリックします。
3.「テンプレートを管理する」をクリックし、新たなテンプレートを作成することも可能です。
4.3.で「テンプレートを管理する」をクリックすると、議案テンプレート画面へ遷移します。
2-1.新しく会議を作成する
「新しく会議を作成する」をクリックします。
会議種別を選択し「つぎへ」をクリックします。
開催情報を入力し、「参加予定者」を登録・権限を設定します。
内容確認後、「作成する」をクリックします。
2-2.概要・アジェンダの入力
「開催概要」の編集します。
議案の追加を行います。
議題の編集/削除についても行えます。
議題の並べ替えも行えます。
2-3.招集通知の作成・送信
MUFG FUNDOORで自動作成もしくは、作成したPDFファイルをアップロードします。
招集通知送信後、変更内容通知の送付も可能です。
送信済み招集通知を削除したい場合や共有リンクの再発行も対応いただけます。
3.議事録の作成
MUFG FUNDOORで自動作成もしくは、作成済み議事録をアップロードいただきます。
4.電子署名依頼
監査役・社外監査役のみ電子署名依頼が可能です。
開催後に電子署名を依頼します。
署名依頼の再送、署名済み議事録の管理が行えます。
参加メンバーのご操作方法
重要会議の案内や電子署名の受け取り方法について、詳細はこちらをご覧ください。
参加メンバーが受け取るメール
参加メンバーが受け取るメール
作成した重要会議の削除方法
削除したい重要会議の「…」をクリックします。
内容確認後、「削除する」をクリックします。
ダッシュボード削除可能な権限や役職/ステータス
ダッシュボード削除可能な権限や役職/ステータス
【役職・権限】
＜メンバー管理＞
・役職：監査役、社外監査役
・権限： 「重要会議」の権限が「管理者」の方(管理者固定)
＜該当の会議の常設メンバー・参加メンバー＞
・権限： 「管理者」の方
【開催ステータス】
ダッシュボードのステータスごとに削除可否が異なります。
・開催前：削除可
・開催直前：削除可
・議事録作成待ち：削除不可
・議事録署名依頼待ち：削除不可
・完了：削除不可
「開催前」「開催直前」の場合でも、「議事録・署名」タブに議事録がある際はダッシュボードの削除ができません。
「議事録・署名」タブ内「🗑️」より議事録を削除後、ダッシュボードの削除が可能です。
よくあるご質問
Q1.「電子署名依頼に失敗しました」と表示が出た場合の対処方法を教えてください。
恐れ入りますが、お名前に「環境依存文字」が含まれていないか、ご確認をお願いいたします。
恐れ入りますが、お名前に「環境依存文字」が含まれていないか、ご確認をお願いいたします。
外部の電子署名サービスとAPI連携しており、連携先のシステムで許容されない文字（環境依存文字）が含まれている場合に、このようなエラーが発生する可能性があります。
署名する方の氏名： 「旧字体」や「異体字」が含まれていないかご確認ください。
対処方法
該当する方の氏名を、常用漢字（例：髙 → 高）や標準的なテキストに書き換えていただきます。
氏名をご修正後、再度「電子署名依頼」のご操作をお願いいたします。
Q2.作成した会議種別の削除方法を教えてください。
A.以下の手順で削除いただけます。なお削除いただけない場合もございます。詳細は以下ご操作方法をご参照ください。
ご操作方法
ご操作方法
重要会議一覧画面内「重要会議の設定」＞「会議種別を管理」をクリック。
会議種別横「…」＞「削除」および「編集」できます。
「開催前」および「開催済み」タブのいずれかにダッシュボードが存在する場合、会議種別は削除することができません。
会議種別管理画面にて「削除」が表示されない場合、ダッシュボードが作成されている可能性があります。
■該当会議種別のダッシュボードがあるかは以下の検索バーを用いることでご確認いただけます。
