【ご利用ガイド】重要会議機能の使い方（監査役会・監査等委員会編）

こちらのページでは、はじめて監査役会・監査等委員会を開催する方向けに「重要会議」機能のご利用方法についてご説明をいたします。

※監査役会・監査等委員会以外の会議を開催する場合は、こちらをご覧ください。

画面の構成

「重要会議」機能の画面は、３つの要素で構成されています。

招集通知の送付
- 参加者の方宛に1クリックで招集通知の送付が可能です。
- 「自動作成」、「PDFアップロード」のいずれかでご利用いただけます。
- アジェンダや資料の変更があった場合、「変更内容通知」機能をご利用をいただけます。

議事録の作成
- 招集通知同様、「自動作成」、「PDFをアップロード」のいずれかでご利用いただけます。
電子署名の依頼
- 電子署名の依頼を一斉送信いただけます。
- 登記にもご利用いただける外部サービス「WAN-Sign（認印版）」をご利用いただけます。
- 電子署名依頼の操作を実施後、役員の方宛に電子メールが届き、メール内のリンクから署名が可能です。また、ログイン後にご自身宛に電子署名が届いている場合は「未署名一覧」の表示が出現します。その表示をクリックして署名画面に遷移も可能です。

重要会議機能の他にMUFG FUNDOOR内の機能を利用されるメンバーを設定します。

メンバー管理では、

「重要会議」機能そのものに対して、閲覧・編集可能にするか？という観点で権限を設定します。

メンバー管理画面における各権限の説明は以下の通りです。詳細はこちら

「会議種別を管理」から各会議体の「基本情報」、「「常設メンバー」を登録します。

👉「監査役会」と「監査等委員会」は「会議種別管理」画面にデフォルトで登録されています。

「新たに会議種別を作成する」のご操作は不要です。

「監査役会」の会議を作成しようとした際に以下のようなエラーが表示されるケースや、「会議種別管理」画面に「監査役会」が表示されていないケースの場合は以下のご操作を行ってください。

以下のいずれかの方が「監査役会」の会議を作成可能です。

・メンバー管理の役職が「監査役」か「社外監査役」の方

・役職　「監査役」か「社外監査役」の方から「監査役会」の「権限：管理者」として「常設メンバー」に追加された方

以下の２パターンいずれかのご操作が必要です。

＜パターン1＞

「メンバー管理」の役職「監査役」か「社外監査役」の方に「監査役会」＞「…」」＞「常設メンバーを追加」から、メンバーの方をご追加いただきます。

「監査役会」の常設メンバー「権限：管理者」でご追加します。

＜パターン2＞

「監査役/社外監査役」の方へのご依頼が難しい場合、仕様上、以下のご操作が可能です。

※「監査役会」の会議体の背景から上記仕様とさせていただいております。恐れ入りますが、＜パターン2＞のご操作にあたってのご判断は、貴社にてお願い申し上げます。

①別のアカウントを一時的に監査役に設定いただきます。

②実際に監査役会を操作される事務局ご担当者様のアカウントを常設メンバーの「管理者」としてご登録いただきます。

以下のいずれかの方が、作成可能です。

　・常設メンバーかつ管理者として設定された方

　・メンバー管理で「オーナー権限」をお持ちの方

「株主・新株予約権者・会社関係者・メンバー管理」に登録されている方からご選択いただけます。なお、電子署名を実施する方は「「メンバー管理」でのご登録が必要です。

「メンバー管理」でメンバーの方を登録の上ご利用の際に、ご確認ください。
- メンバーの「ステータス」が「メンバーとして利用中」となったのを確認後、ご利用ください。
  
  「メンバーとして利用中」になるために必要な操作
  ①「メンバー管理」画面でメンバーを登録します。
  ②登録した方のメールアドレス宛に招待メールが配信されます。
  ③メール文中のリンクからパスワード設定を行ってMUFG FUNDOORにログインします。