①注意事項
本ページでは、重要会議にてデフォルトで設定されている以下の会議種別【 以外 】を
新規作成し、重要会議をご利用される方向けのページとなります。
監査役会
監査等委員会
②事前準備
重要会議 機能をご利用いただく場合、
該当の重要会議に参加するメンバーをMUFG FUNDOORに登録いただく必要がございます。
ご利用の前に、以下を確認しましょう。
No | 内容 | ヘルプページ |
1 | 重要会議に参加するメンバーを ・ 新株予約権原簿 のいずれかに登録をしましょう。 |
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2 | （メンバー管理の場合）「重要会議」の権限を設定しましょう。 | |
3 | （メンバー管理の場合）ステータス「メンバーとして利用中」になっているか確認しましょう。 |
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③（ステップ１）会議種別の登録
1.会議種別は「重要会議を編集する」の「会議種別の管理」をクリックします。
2.「新しく会議種別を作成する」をクリックします。
3.必要事項を入力し、常設メンバーを設定します。
💡常設メンバーとは？
💡常設メンバーとは？
常設メンバーを設定すると、会議作成時に自動で参加者として設定されます。
【ポイント】
メンバー管理、会社関係者管理、株主名簿、新株予約権原簿に登録された方を対象にメンバー設定が可能です。
会議を作成することが可能なメンバーは「管理者」および「オーナー」となります。
【権限の説明】
常設メンバーは、アイコンのドラッグ＆ドロップで並び替えができます。指定した並び順は、ダッシュボードや開催案内、議事録などの各画面に反映されます。なお、常設メンバーの追加ダイアログでは、すでに常設メンバーに追加されている方は選択できません（非活性で表示されます）。
④（ステップ２）新しく会議を作成する
1.「重要会議を編集する」の「新しく会議を作成する」をクリックします。
2.会議種別を選択し、「次へ」をクリックします。
💡：エラーが出た場合の対処方法
💡：エラーが出た場合の対処方法
以下のようなエラーが表示された場合、権限をご確認ください。
管理者のみ、該当の重要会議を作成する権限があります。権限についてはこちらをご覧ください。
3.開催情報を入力します。
タイトルに「‗」（二重アンダースコア）が含まれる場合、参加者宛てに議事録の電子署名依頼が送付できない事象が確認されています。
「‗」（二重アンダースコア）が含まれないタイトルをご検討ください。
💡参加予定者について
💡参加予定者について
会議種別の「常設メンバー」に登録されている方に加え、
該当会議へ参加される方がある場合、参加予定者に追加ください。
【ポイント】
①メンバー管理、会社関係者管理、株主名簿、新株予約権原簿に登録された方を設定可能です。
②会議種別の「常設メンバー」に登録はなく「参加予定者」にて登録された方は、
「参加予定者」に登録された会議のみ「閲覧もしくは編集」が可能となります。
③参加予定者は、アイコンのドラッグ＆ドロップで並び替えができます。参加予定者を追加すると、すでに設定されている参加予定者の末尾に追加されます。指定した並び順は、ダッシュボードや開催案内、議事録などの各画面に反映されます。
⚠️注意事項
※開催案内の送付後、または議事録を作成し開催日時を過ぎた後は、参加予定者の並び替えはできません。
⑤（ステップ３）概要・アジェンダの入力
開催概要の編集について
開催概要の編集について
編集ボタンより修正いただけます。
※開催案内送信後や議事録アップロード後は開催概要（開催日時・開催場所・参加者など）編集できませんのでご注意ください。
議案の追加方法について
議案の追加方法について
「報告事項」と「決議・承認事項」の追加は「＋議題を追加」より可能です。
自由入力で任意の議題を登録できる「カテゴリーを追加」があります。
「カテゴリーを追加」は協議事項などの「報告事項」と「決議・承認事項」以外のアジェンダを追加する際にご利用いただけます。
「報告事項」および「決議・承認事項」の「＋議題を追加」
「報告事項」および「決議・承認事項」の「＋議題を追加」
議案ををテンプレート化する際、「テンプレートを管理する」より登録が可能です。
詳細はこちらのページをご参照ください。自由入力する場合、「テンプレートを使わない」を選択し「追加する」をクリックします。
追加した議案はダッシュボードに表示され、「編集」をクリックし議案を編集いただけます。
また「＋添付資料を編集」より、議案に係るファイルをアップロードいただけます。
「＋カテゴリーの追加」
「＋カテゴリーの追加」
※「報告事項」→「決議・承認事項」→「報告事項」のようなアジェンダ構成時にもご活用いただけます。
カテゴリー名を入力し、「追加する」をクリックします。
ダッシュボード内に追加したカテゴリー欄が表示され、カテゴリー配下の議案を「＋議題を追加」より追加できます。
・議案ををテンプレート化する際、「テンプレートを管理する」より登録が可能です。
詳細はこちらのページをご参照ください。・自由入力する場合、「テンプレートを使わない」を選択し「追加する」をクリックします。
・追加した議案はダッシュボードに表示され、「編集」をクリックし議案を編集いただけます。
また「＋添付資料を編集」より、議案に係るファイルをアップロードいただけます。
議題の削除について
議題の削除について
議案名右横の「削除」から議案を削除できます。
「＋カテゴリーを追加」より追加した議題は、「…」よりカテゴリーの削除・編集が可能です。
議題の並べ替え方法について
議題の並べ替え方法について
「議題の順番を変更」をクリックします。
表示された画面で、順番の入れ替えが可能です。
同じ議題配下の議案順は、「⋮⋮」をクリックしたままドラッグすることで入れ替えが可能です。
議題の順を入れ替える場合は「⇅」をクリックします。
入れ替えに問題がなければ、「更新する」をクリックします。
ダッシュボードに順番が変更されて表示されます。
⑥（ステップ４）開催案内の送信
開催案内の送信
開催案内の送信
1.「開催案内」タブを開き、「開催案内を配信する」ボタンをクリックします。
2.メール送信先を選択します。
💡ポイント
招集通知送信先は、参加メンバー全員が対象となります。
3.内容を確認し、問題ない場合、「送信する」をクリックします。
💡テスト送信に関して
💡テスト送信に関して
メールのみの確認ができます。メール内の「確認する」ボタンを押すことはできません。
4.最終確認を行い、「送信する」ボタンをクリックします。
5.送信完了です。
開催案内の再送
開催案内の再送
「招集通知」タブの「開催案内を配信する」ボタンを押すと、開催案内の再送が可能です。
「メールにコメントを追加」欄には自由入力でコメントを記載できます。
共有リンクの発行
共有リンクの発行
「概要・アジェンダ」の閲覧が可能なリンクを発行することが可能です。
開催案内メールが届かない方がいる際などにご活用ください。
【パターン１】
「開催案内」タブにて「共有リンク再発行」をクリックします。
💡ポイント
💡ポイント
パターン１の「共有リンク再発行」は、以下に登録されている方のみ対象となります。
会社関係者管理
株主名簿
新株予約権原簿
【パターン２】
「概要・アジェンダ」より「共有設定」＞「リンクをコピー」をクリックします。
💡ポイント
💡ポイント
パターン2の共有リンクは、共有リンクを発行した対象の会議のアジェンダのみ閲覧が可能です。
例）「第1回役員会議」の共有リンクを発行した場合、
共有リンクから「第2回役員会議」のアジェンダを確認（「第2回役員会議」への遷移）はできません。
【注意事項】
共有リンクを取得したユーザーは、一律で「編集」が可能となります。「メンバー管理」画面にてメンバーごとに設定された閲覧・編集権限は適用されませんので、共有範囲にはご注意ください。
パスワードの設定
パスワードの設定
1.「概要・アジェンダ」より「共有設定」＞「パスワード設定」をクリックします。
2.パスワード保護をONにし、パスワードを設定し「変更を保存」をクリックします。
💡ポイント
以下の「概要・アジェンダ」より「共有設定」＞「リンクをコピー」したURLに対して
パスワードが設定されます。（＝閲覧時にパスワード入力を求めることが可能です。）
開催案内メール経由や、MUFGFUNDOORにログインいただいた場合は、
パスワード入力なしで閲覧できますのでご注意ください。
開催案内送信後、開催案内を削除したい場合
開催案内送信後、開催案内を削除したい場合
申し訳ございません。削除はできません。
「概要アジェンダ」を修正いただくか、
該当の重要会議を削除し、新規作成のほどよろしくお願いいたします。
⑦（ステップ５）議事録の作成
MUFG FUNDOORで自動作成の場合
MUFG FUNDOORで自動作成の場合
必要な項目を入力し、「次へ」をクリックします。
参加メンバーと出席形態を選択し、「つぎへ」をクリックします。
💡 ポイント
①電子署名依頼先は【メンバー管理】に登録されている方のみです。（役職関係なし）
②該当会議に参加していない（参加メンバーとして設定されていない）方にも依頼が可能です。
③該当会議の参加メンバーとして設定されていても、メンバー管理に登録されてない方には電子署名依頼を行うことはできません。
④議事録に電子署名を行う場合、ここで選択された方に電子署名の依頼が可能です。
⑤欠席した方がいる場合は、その役員をチェックせずに進めてください。
※「出席形態」は、実際の出席形態の選択を行ってください
必要な項目を入力し、内容を確認したら「つぎへ」をクリックします。
議事録の内容を確認し、「完了」をクリックすると、議事録がアップロードされます。
「ダッシュボードで確認」をクリックで議事録の確認ができます。
続けて、役員の方々に電子署名を依頼する場合は、ダッシュボードから依頼が可能です。
作成した議事録をアップロードの場合
作成した議事録をアップロードの場合
「議事録・署名」タブから「作成済み議事録をアップロード」を選択します。
出席者を選択します。
「PDFファイルを選択」をクリックし、作成済みの議事録のファイルを選択します。
※ファイルをドラッグ＆ドロップでもアップロード可能です。
アップロードする議事録を確認し、「完了」をクリックします。
「ダッシュボードで確認」をクリックでアップロードされた議事録の確認ができます。
続けて、役員の方々に電子署名を依頼する場合は、ダッシュボードから依頼が可能です。
議事録を修正したい場合
議事録を修正したい場合
「ペンマーク」をクリックします。
議事録を削除したい場合
議事録を削除したい場合
ゴミ箱マークをクリックします。
議事録を作成せず、ステータスを完了にする方法
議事録を作成せず、ステータスを完了にする方法
議事録を作成しない会議体の場合、議事録を作成せずに完了することが可能です。
「・・・」をクリックし、「完了する」をクリックします。
💡ポイント
①以下の２点の両方を満たす場合、完了ステータスに変更することが可能です。
開催日を過ぎている
開催済ステータスであること
②会議種別が「監査役会」もしくは「監査等委員会」以外の場合のみ、議事録を作成せず、ステータスを完了にすることが可能です。
⑧（ステップ６）議事録の電子署名依頼
議事録の署名依頼は、開催時間後に可能になります。
電子署名依頼をする
電子署名依頼をする
「議事録の電子署名を依頼する」ボタンをクリックします。
署名依頼する議事録に誤り等が無いか確認し、「電子署名を依頼する」をクリックします。
署名依頼する先を確認し、「送信する」をクリックします。
💡 ポイント
①電子署名依頼先は【メンバー管理】に登録されている方のみです。（役職関係なし）
②該当会議に参加していない（参加メンバーとして設定されていない）方にも依頼が可能です。
③該当会議の参加メンバーとして設定されていても、メンバー管理に登録されてない方には電子署名依頼を行うことはできません。
参加者宛てに電子署名依頼の案内が送付されます。
「ダッシュボードで確認」をクリックで、署名状況の確認が可能です。
電子署名依頼を再送する
電子署名依頼を再送する
「議事録・署名」タブより、再送可能です。
電子署名依頼後、議事録を修正したい
電子署名依頼後、議事録を修正したい
議事録を削除いただき、再度議事録を作成し、署名依頼ください。
電子署名依頼後、議案の編集・削除は行えない仕様です。
署名済み議事録をMUFG FUNDOORに登録したい（MUFG FUNDOORで署名せずに完了する）
署名済み議事録をMUFG FUNDOORに登録したい（MUFG FUNDOORで署名せずに完了する）
1.「MUFG FUNDOORで署名せずに完了する」をクリックします。
2.内容を確認し、「つぎへ」をクリックします。
3.出席者を選択します。
4.署名済み議事録の登録完了です。
⑨参加メンバーの操作方法（重要会議の案内、電子署名受け取り）
👉署名完了時に届く通知（事業者向け）
詳細はこちら
詳細はこちら
1名が署名を完了するごとに、通知メールが送信されます。
件名：「[MUFG FUNDOOR]（会議体名） 議事録に電子署名が行われました」
全員の署名完了時、通知メールの送信とシステム内への通知を行います。
件名：「[MUFG FUNDOOR]（会議体名） 議事録の電子署名が完了しました」
システム内通知：「（会議体名）議事録の電子署名が完了しました。
⑩作成した重要会議の削除
1.削除したい重要会議の「・・・」をクリックし、削除をクリックします。
2.内容ご確認の上、問題ない場合「削除する」ボタンをクリックします。
💡削除可能な権限・役職および開催ステータスについて
💡削除可能な権限・役職および開催ステータスについて
【役職・権限】
＜メンバー管理＞
・役職：監査役、社外監査役
・権限： 「重要会議」の権限が「管理者」の方(管理者固定)
＜該当の会議の常設メンバー・参加メンバー＞
・権限： 「管理者」の方
【開催ステータス】
・開催前：削除可
・開催直前：削除可
・議事録作成待ち：削除不可
・議事録署名依頼待ち：削除不可
・完了：削除不可
