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【ご利用ガイド】初期設定編
【ご利用ガイド】初期設定編

#初期設定#はじめて#アカウント#会社#情報#メンバー#株主#名簿#新株#自己株式#メール

Shoko Nabeshima avatar
対応者:Shoko Nabeshima
1か月以上前に更新

こちらのページでは、MUFG FUNDOORをご利用にあたってはじめ必要となるご操作方法についてご案内いたします。


目次


画面の構成

初回ログイン方法

1 .「ID発行完了のお知らせ」メールのご確認

以下の内容で配信されます。

タイトル:[MUFG FUNDOOR]ID発行完了のお知らせ

送付元:[MUFG FUNDOOR]noreply@mufg-fundoor.com

2.メール文中の「MUFG FUNDOORをはじめる」をクリックします。

3.遷移先の画面でパスワードをご設定いただきます。

4.「3.」でご設定いただいたパスワードを入力し「ログイン」をクリックします。

5.登録メールアドレスで受信する、ワンタイムパスワードを画面で入力します。

以下の内容で配信されます。

タイトル:[MUFG FUNDOOR] ワンタイムパスワード

送付元:[MUFG FUNDOOR]noreply@mufg-fundoor.com

6.ワンタイムパスワードを入力し「認証する」をクリックするとログインいただけます。

アカウント情報の編集(メールアドレス、お名前、電話番号、郵便番号、住所)

1.画面右上のお名前が表示されている箇所をクリック>「アカウント設定」をクリックします。

2.遷移先の画面でご入力いただき、「保存する」をクリックいただきます。

会社情報の編集(会社名、従業員数、設立年月日、決算月、代表者氏名、本社住所、ホームページ、電話番号)

1.画面右上の建物マークが表示されている箇所をクリック>「会社情報の編集」をクリックします。

2.追加もしくはご変更したい項目の「編集」をクリックして編集いただきます。

内容をご確認上「保存する」をクリックいただき内容を保存します。

会社名

株主総会機能で自動作成される書類(招集通知や委任状、提案書兼同意書など)や株主様にお送りする通知メール等に反映されます。取締役会や重要会議、メール配信機能利用時も同様です。「株式会社」などの法人格も含めてご入力ください。

代表者氏名

株主総会機能で自動作成される書類(招集通知や委任状、提案書兼同署など)や株主にお送りする通知メール、自動作成される書類に反映されます。取締役会や重要会議機能利用時も同様です。

住所

株主総会機能で自動作成される書類(招集通知や委任状、提案書兼同意書など)や株主にお送りする通知メールなどに反映されます。取締役会や重要会議機能利用時も同様です。

※郵便番号はハイフン「ー」を除いてご入力ください。


「メンバー管理」機能とは?

同じ会社に所属する役員、社員をMUFG FUNDOOR上に追加し、情報を共有することができる機能です。役員や社員をメンバーとして追加することで、書面の共有や取締役会や重要会議の議事録への電子署名が可能となります。

職位の高い方からMUFG FUNDOORの「メンバー」としてご招待いただくことをおすすめいたします。(取締役会や重要会議で議事録をMUFG FUNDOORで自動作成いただく場合、メンバー管理にご登録順に記載される仕様の為です。)

「取締役会」機能や「重要会議」機能をご利用いただく場合

「メンバー管理」で、関係者全員の招待が必要です。また、招待を受けた方は、招待メールからパスワード設定を完了いただき、「メンバー管理」機能のステータスが「メンバーとして利用中」であることをご確認の上で新しく「取締役会」もしくは「重要会議」機能をご利用ください。

メンバーの役職と権限の設定について

「役職」によって行える事が異なります。

  • 代表取締役 / 取締役 / 監査役 / 社外取締役 / 社外監査役

    • 【取締役会機能】招集通知の確認(出欠回答)、議事録の電子署名

    • 【重要会議(監査役会)】※監査役・社外監査役のみ
      招集通知の確認、議事録の電子署名

  • オブザーバーやその他の役職

    • 【取締役会機能】招集通知メールの受信のみ(出欠回答・議事録署名不可)

「権限」によっても行える事が異なります。

  • 編集可:該当機能の編集が可能(例:取締役会の作成・編集)

  • 閲覧可:該当機能の閲覧のみ可能(例:編集は不可ですが、電子署名は可能。)

  • 閲覧不可:該当機能の閲覧・編集が不可

  • 管理者:該当機能の編集・閲覧が可能(例:重要会議の新規作成・編集・削除)

  • メンバー:機能ごとに「管理者・編集可・閲覧可」を選択可能

詳しくは、取締役会機能ガイドもしくは重要会議機能ご利用ガイドをご参照ください。

「メンバー管理」機能 操作方法

1.「メンバー管理」をクリックします。

2.「メンバーを追加する」をクリックします。

3.メールアドレス、氏名、役職名を入力し、MUFG FUNDOORの各機能の権限設定を行います。

【入力内容にお間違いが無いか登録前に今一度ご確認ください】

・メールアドレス

・氏名(漢字の異字体等にご注意ください)

・役職(例:事務局の方が取締役会機能本利用前にテストで機能を利用する際は一時的に「取締役」などに設定いただかないと、招集通知の受け取り~電子署名の一連の動作をご確認いただけません。)

・権限設定(例:取締役会参加者は、「閲覧可」もしくは「編集可」としていただく)

4.「ステータス」が「メンバーとして利用中」になると、メンバーの追加は完了です。

「取締役会」機能や「重要会議」機能をご利用になる方は、関係者全員のステータスが

「メンバーとして利用中」となった上でご操作をお願いいたします。

「メンバーとして利用中」になるには?

招待した方にMUFG FUNDOORから配信されたメール文中のリンクからパスワード設定を行っていただきます。

タイトル:[MUFG FUNDOOR] 招待が届いております

送付元:MUFG FUNDOOR noreply@mufg-fundoor.com 

招待された方の受け取るメール・ご操作方法について:こちらをご参照ください。

招待された方が手元でメールの確認が出来ないとき:こちらをご参照ください。

メンバー追加された方宛に届くメール

1.メンバー追加された方宛に、MUFG FUNDOORの招待メールが配信されます。

MUFG FUNDOORに登録するとMUFG FUNDOORの各機能のご操作や各種会議体への参加が可能になります。操作可能な範囲については権限設定によって異なります。

2.パスワードを設定いただきます。

メンバー追加された方がメールが手元で確認できない時

件名「[MUFG FUNDOOR] 招待が届いております」

のメールが見つからない場合は、「パスワードをお忘れの方」よりご操作をいただけます。

1.招待を受けた方が、MUFG FUNDOORのログイン画面の「パスワードをお忘れの方(https://mufg-fundoor.com/users/password/new)」をクリックします。

2.招待メール送付先メールアドレスを入力し、「メールを送信する」をクリックします。

※上記のメールアドレスは、必ず「メンバー管理」にて登録されている「メールアドレス」を入力ください。「メンバー管理」にて登録されているものと異なるメールアドレスをご入力されても、メールが届きません。ご注意ください。

3.パスワード再設定メールが届きますので、メール・画面の案内に沿ってパスワードを設定いただき、ログインいただきます。そうしますとメンバー管理画面上が「メンバーとして利用中」に変更になります。

※別の事業者様でも同一メールアドレスでMUFG FUNDOORにご招待されている場合は別途ご案内いたします。

メンバーの編集・削除方法

「ステータス」の右横「…」から、メンバーの編集及びメンバーの削除を行えます。

メンバーの「メールアドレス」、「氏名」は、本画面から編集することができません。
編集が必要な場合は、メンバーご自身が「アカウント設定」画面にてご対応ください。

詳細はこちら


「株主管理」機能とは?

MUFG FUNDOORの株主管理は株主名簿、新株予約権者様の情報や取引内容を一元管理できる機能です。株主名簿や新株予約権原簿にご登録をいただいた情報を自動で連携して資本政策をご作成いただける他、株主総会の開催や、関係者の方宛にメール配信なども行っていただけます。

株主名簿について

株主様の基本情報だけでなく、種類株式の管理や、譲渡・分割・併合などの取引も簡単に一元管理することができます。株主様の登録は「CSVファイル」もしくは「個別入力」を利用して簡単に行えます。

株主名簿の登録方法

「株主管理」のタブから「株主名簿」をクリック、または、ホーム画面の「株主名簿」をクリックします。

新株予約権原簿の登録方法

株主管理機能同様、新株予約権の割当者様の基本情報、取引内容を一元管理することができます。新株予約権原簿のご登録方法はこちらをご覧ください。SO(ストックオプション)を発行している場合は、SO管理のページからご登録をお願いいたします。詳細はこちら

自己株式の取得登録方法

1.「株主管理」のタブから「株主名簿」をクリック、または、ホーム画面の「株主名簿」をクリックします。

2.右上「名簿を編集する」>「自己株式の管理」>「「自己株式の取得」をクリックします。

3.譲渡元の株主様をご選択します。

4.各項目を入力し「次へ」をクリックします。

5.内容をご確認の上、「登録する」をクリックします。

株主様の株式が0になった場合の注意が出ます。本文言は常に表示される仕様になっています。

株式の譲渡登録方法

1.「株主管理」のタブから「株主名簿」をクリック、または、ホーム画面の「株主名簿」をクリックします。

2.「株式譲渡を実施」をクリックします。

3.譲渡元の株主様を選択し、次へをクリックします。

4.譲渡先の株主様を選択し、「次へ」をクリックします。

5.情報をご入力いただき「次へ」をクリックします。

6.内容をご確認の上、「登録する」をクリックします。

同一株主様から増資を受けた場合の入力方法

1.「株主管理」のタブから「株主名簿」をクリック、または、ホーム画面の「株主名簿」をクリックします。

2.「イベントの追加・編集」をクリックします。

3.イベントの新規追加の各項目の入力を行い、「登録する」をクリックします。

4.追加を行いたい対象の株主様にカーソルを合わせます。

右横「…」から表示されるメニューの中から「株式取得履歴の変更」をクリックします。

5.「保有株式を追加」をクリックすると取得年月日、株式の種類、株式数を入力するフォーマットが表示されます。ご入力の上、「更新する」をクリックします。


「メール配信」機能とは

MUFG FUNDOORの「メール配信」機能は、株主様をはじめ、取引先、証券会社、監査法人、顧問弁護士など、さまざまな関係者様への連絡にご活用いただける便利な機能です。

配信内容に応じて事前に「グループ」を設定し、そのグループを呼び出して送付先を選択することで、効率的にメール配信をご利用いただけます。また、配信内容や閲覧状況についての情報はMUFG FUNDOOR内に蓄積されます。

連絡先の設定(会社関係者管理)

「会社関係者管理」画面でできること

①株主名簿や新株予約権原簿に登録されていない関係者の方のご登録

②グループ設定

※株主名簿の「メイン担当」や「サブ担当」にご登録されている方については、該当の株主様をご選択いただくと、メール配信機能より送付が可能です。

1.赤枠「建物マーク」>「会社関係者管理」をクリックします。

2.「連絡先を編集する」>「グループ設定」を選択します。

「グループの追加」をクリックします。

※なお、グループの設定は「メール配信」機能の画面右上「グループ設定」ボタンからも行えます。

グループ名を入力し、

「株主」 「新株予約権者」 「会社関係者」からグループに追加するメンバーを選択いただけます。

グループに追加するメンバーが表示されていない場合、

メンバーを追加した後、改めてグループに追加するメンバーを選択ください。

3.「連絡先を編集する」>「連絡先の追加」を選択します。

遷移先の画面で下記情報を入力し、「完了」をクリックします。

  • 連絡先の基本情報(氏名・メールアドレス・会社名・備考)の入力

  • 「グループ設定」の箇所を選択します。(任意項目です。)

ご操作画面の画像はこちら

「メール配信」のご操作方法

1.ホーム画面の「メール配信」またはグローバルナビゲーションの「メール配信」をクリックして、「メール配信」画面に遷移し、「新規作成」をクリックします。

ご操作画像はこちら

  • ホーム画面の「メール配信」

  • グローバルナビゲーションの「メール配信」

2.メールのタイトル、メールアドレスおよび配信文面を入力いただき「次へ」をクリックします。

添付ファイルがある場合本ページでご追加いただけます。

3.文面をご確認いただき、画面右下の「次へ」ボタンをクリックします。


書類管理(レビュー対象)※共同編集

書類管理の特徴

  • 資料を格納・関係者への共有が可能です。

  • 資料のレビューが関係者と行えます。

  • フォルダ単位で閲覧・編集権限設定(閲覧・編集可能なメンバー設定)が可能です。

  • 取締役会の開催ステータスが「完了」の書類が「アーカイブ」タブに自動で保存されます。

ご操作画像はこちら

フォルダ単位で閲覧・編集権限設定について

該当の「…」からフォルダの権限設定が可能です。

「アーカイブ」タブについて

保管される取締役会の書類は以下の通りです。

  • 招集通知

  • 署名前の議事録

  • 署名済みの議事録

  • 各アジェンダの添付資料

書類管理(レビュー対象)とは?

作成した資料を関係者に共有し、コミュニケーションすることが出来る機能です。株主総会招集通知や取締役会議事録、登記書類など、内部上席社や外部の弁護士、司法書士などに確認しながら作成していくことができ、そのコミュニケーションの履歴についてもスペース内で一元管理が可能です。

ご操作方法はこちら

①対象ドキュメントのアップロード

ホーム画面の株主管理 > 書類管理、またはやりたいことを探すの共同編集アイコンをクリックします。

レビュー対象タブをクリックし、右上の「書類を追加」ボタンをクリックします。

「ファイルアップロード」 をクリックし、レビュー対象のファイルをアップロードいただきます。

「書類の追加」 > 「フォルダの作成」をクリックするとレビュー対象タブ内にフォルダを作成することができます。

作成したフォルダ内にさらにフォルダを作成することもできるため、複数ドキュメントをレビューする場合や、カテゴリ別に階層構造でドキュメントを管理したい場合はフォルダ作成を活用ください。

ファイルをアップロードすると、レビュー対象タブにファイル情報が一覧表示されます。

レビュー対象のファイル行をクリックします。


②レビュー担当者の設定

画面右上の「レビューを依頼する」をクリックし、ドキュメントを共有・レビューしてもらいたいユーザを設定します。

氏名をクリックするとメンバー管理機能で登録済みのメンバーのメールアドレス、氏名がリストアップされます。クリックするとレビュー担当者に設定することができます。

メンバー以外の外部の方をレビュー担当者に設定する場合は、「氏名」「メールアドレス」を直接入力してください。

コメント欄に依頼内容を記載のうえ、「レビューを依頼する」をクリックすることで、設定したレビュー担当者にレビュー依頼メールが配信されます。

コメント欄に記載した内容がメール本文に表示されます。

「ドキュメントの確認」をクリックすることでワークスペースにアクセスすることができます。

一度レビュー依頼を行うと、「レビュー担当者を編集する」ボタンが表示されます。レビュー担当者の追加や削除を行う場合はここから設定することができます。


③ワークスペースについて

レビュー担当者とやりとりを行うワークスペースについて説明します。

コメント一覧

コメント一覧にはレビュー依頼者やレビュー担当者がコメントした内容をチャット形式で表示します。

コメント機能を利用することで、コメント投稿者、投稿時間、投稿内容およびアップロードしたファイル情報が追記されていきます。

コメント機能

入力フォームにコメントしたい内容を記載し、紙飛行機アイコンをクリックすることで、コメント一覧に自由にコメントを投稿することができます。

また入力フォームのクリップアイコンをクリックすることで、任意のファイルをアップロードすることができます。

ダウンロードしたレビュー対象ファイルを直接修正し、アップロードすることができます。

レビュー対象ドキュメントだけでなく参考資料も合わせてアップロードすることができます。

クリップアイコンをクリックし、レビュー依頼用資料または参考資料を選択します。

コメント内容およびアップロードしたファイルがコメント一覧に投稿されます。

最新ドキュメント情報

最新のアップロードファイル情報を表示します。

ファイル名をクリックすると最新版をダウンロードすることができます。

※最新のレビュー依頼用ドキュメントが対象になります。参考資料は対象外です。

レビュー担当者情報

レビュー担当者に設定されたユーザおよびレビューステータスを表示します。

レビュー担当者はワークスペース上で自分のステータスを更新することができます。

ドキュメント履歴

アップロードされたレビュー依頼用ドキュメントの履歴管理ができます。

ファイル名をクリックすると対象のファイルをダウンロードすることができます。

最大で10件まで履歴管理することができます。(11件目以降をアップロードすると一番古いファイルが削除されます)

参考資料

アップロードされた参考資料の履歴管理ができます。

ファイル名をクリックすると対象のファイルをダウンロードすることができます。

最大で20件まで履歴管理することができます。(21件目以降をアップロードすると一番古いファイルが削除されます)


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